O dicionário Aurélio conceitua o Planejamento da seguinte forma: “S. m. 1. Ato ou efeito de planejar. 2. Trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiros e métodos determinados; planificação. 3. Bras. Elaboração por etapas, com bases técnicas (especialmente no campo sócio-econômico), de planos e programas com objetivos definidos; planificação”.
Em linhas gerais, podemos considerar que o planejamento significa o ato de criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Não há dúvidas que planejar é bom e possibilita melhoria dos resultados. Mas por que há tanta resistência em fazê-lo? Não raro, ouço: “planejar gasta tempo precioso do projeto”, “o tempo que estamos gastando no planejamento, poderíamos estar fazendo” e tantos outros comentários que não leva o projeto para o sucesso. Geralmente eles são oriundos dos profissionais ansiosos demais ou praticantes da lei do menor esforço.
Não é incomum encontrar projetos classificados como estratégicos com grandes atrasos, desperdícios constantes e muito retrabalho. Ao entendê-los fica claro que o processo de planejamento não existiu ou foi precário. Numa quantidade menor, vejo projetos com excesso de planejamento ou com modelos e métodos de gestão mirabolantes que na prática são ineficazes. São duas situações extremas, mas infelizmente recorrentes, que no final das contas não alcançam resultados satisfatórios.
Lamento informar, mas se você não fizer um planejamento adequado você terá problemas. A sua reputação profissional, junto com os indicadores, variáveis e condicionantes do projeto estarão sempre no fio da navalha. Além disso, posso garantir que você viverá em constante dificuldades, os atrasos serão cotidianos, e será sempre chamado para justificar o injustificável e os resultados serão pobres. A título de consolo, posso afirmar que você não será o único profissional que estará passando por essa situação.
O escritor e futurista norte-americano Alvin Toffler afirma que o “futuro é construído pelas nossas decisões diárias, inconstantes e imutáveis, e cada evento influencia todos os outros”. Planejar ou não planejar é uma decisão. O profissional de projetos que tem como hábito planejar, é capaz de antecipar-se aos eventos e adversidades futuras do projeto, não para prevê-las e sim para encontrar tratativas adequadas às situações do projeto. Dessa forma, a taxa de sucesso do aumenta.
Demonstrar os ganhos de fazer um bom planejamento não é fácil. Por isso considero que essa demonstração é só mais uma das muitas habilidades que o profissional de projetos deve possuir. Além disso, é sua obrigação enfrentar com “jogo de cintura” à resistência dos envolvidos ao planejamento. Saiba que muitos tentarão minimizar a real importância do plano, além de desencorajá-lo. Mas não desista!
Para diminuir a resistência a esse processo é altamente recomendável que você elabore o plano do planejamento. É isso mesmo! Assim como o projeto o planejamento precisa de um plano. Isso quer dizer que você deverá elaborá-lo e apresentá-lo a todos os participantes, além de fazer o alinhamento de expectativas com os envolvidos. Nesse momento seja honesto e claro. Não se esqueça que planejar para alguns pode ser opcional, mas para você (profissional de projetos) é uma questão de sobrevivência.
A título de sugestão apresento as 12 ações que podem ser praticadas durante o planejamento do seu projeto:
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ID |
Faça |
Não Faça |
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1 |
Comprometa-se com a estratégia da empresa ou do negócio. Envolva osstakeholders importantes para elaborar o plano. |
Ir direto para a elaboração do plano de projeto sem entender os contextos operacional e político do qual o projeto está inserido. |
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2 |
Explicite a estratégia sistemática de planejamento aos envolvidos e comprometa-os. Deixe claro o que será produzido em cada encontro. |
Deixar os envolvidos alheios ao processo de planejamento do projeto. Lembre-se que um bom plano é construído coletivamente. |
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3 |
Estabeleça uma agenda de planejamento. Não se esqueça que o planejamento tem data para acabar. |
Um planejamento sem foco, sem agenda e sem data de término. |
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4 |
Crie no planejamento um ambiente leve, de respeito e de produtividade constante. Assim todos trabalharão para chegar ao objetivo rápido. |
Criar um ambiente repleto de inflexibilidades e regras desnecessárias. Lembre-se que as pessoas boicotam reuniões chatas e improdutivas. |
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5 |
Estude com detalhes as opções apresentadas no planejamento sob a ótica técnica, estratégica, econômica e |
Ignorar questões técnicas, estratégicas, econômicas e financeiras do projeto. |
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6 |
Garanta a formalidade das ações de planejamento. Registre reuniões, statusreports, documentos e outros. |
Criar um ambiente informal de planejamento. |
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7 |
Assegure que o plano é viável considerando a capacidade de execução dos profissionais envolvidos e da empresa. |
Criar um plano sofisticado e complexo com pouca certeza de exequibilidade. |
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8 |
Garanta que o projeto é viável, caso contrário, acione o patrocinador do projeto e equipe para juntos buscarem meios de torná-lo viável. |
Prosseguir o planejamento mesmo quando o projeto for inviável. |
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9 |
Cumpra os acordos firmados com a equipe. Comece e termine as reuniões nas horas acordadas. Garanta sua reputação profissional. |
Conduzir o processo de planejamento sem plano algum. |
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10 |
Atue como um gerente de projetos. Lembre-se que o resultado do plano deve ser estratégico para a organização. |
Atuar como um secretário de projetos, que no final das contas deseja que só os templates |
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11 |
Crie um ambiente de planejamento leve. Não admita hostilidades ou provocações. |
Deixar que as reuniões se tornem hostis e improdutivas. Lembre-se que o gerente de projetos é o principal responsável pelo insucesso do planejamento. |
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12 |
Conduza! Antes de iniciar cada reunião, lembre-se do lema do Brasão de São Paulo “Não sou conduzido, conduzo”. Não seja prepotente, mas conduza o processo planejamento! |
Abdicar da condução do planejamento. Terão concorrentes no grupo afoitos por conduzir esse processo. Mas lembre-se, se você é o designado por planejar, é no mínimo estranho outra pessoa fazê-lo. |
Maurício Abe, PMP, MSc.
Mestre em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação pela Universidade Católica de Brasília, engenheiro de software pela Universidade Católica de Brasília. Graduado em Sistemas de Informação pela UCB. Com 10 anos de experiência na área de gestão de projetos de tecnologia da informação e desenvolvimento de software, possui certificação PMP. Atua profissionalmente como Especialista em Gerenciamento de Projetos no Sistema de Monitoramento de Fronteiras (SISFRON) – Projeto do Exército Brasileiro. É Diretor de Comunicação e Marketing do PMI-DF, Professor Universitário e Coordenador do Curso de Sistemas de Informação da Faculdade Evangélica de Brasília. Ministra aulas de gerenciamento de projetos no IMP Instituto Mato Grosso de Pós-graduação em Cuiabá. Atuou em diversos projetos de desenvolvimento de sistemas como programador, analista de sistemas e gerente de projetos. Eleito o voluntário do ano de 2014 pelo PMI-DF. Com oito anos de experiência internacional no Japão. Mantenedor do blog de gerenciamento de projetos: À Procura do Projeto Perfeito http://blog.tecnologiaprime.com/blog, colunista do site Vida&Trabalho (www.vidaetrabalho.com.br). Sócio-diretor da empresa Prime Tecnologia e Projetos.