O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é uma ferramenta que permite produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos. Além disso, permite atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, e reduz o tempo de realização das atividades.

Principais facilidades do SEI:

Portabilidade: 100% web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

Acesso remoto: em razão da portabilidade, pode ser acessado remotamente por diferentes tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google), possibilitando que os usuários trabalhem a distância; Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel, permitindo que várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no SEI, o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber mais sobre estatísticas, consulte: Medições de Desempenho).

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o SEI possibilita formas variadas de utilização de suas funcionalidades e permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, incluindo pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições, consulte: external Métodos de Pesquisa e external Medições de Desempenho);

Acesso como regra e sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípios a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: o SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medições, consulte: external Métodos de Pesquisa, external Acompanhamento Especial, external Blocos Internos e external Medições de Desempenho);

Dar preferência ao editor do SEI: embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

A opção Pra saber+ está disponível na barra de ferramentas do sistema SEI. Ao clicar sobre a opção, será apresentado um índice de vídeos com a descrição de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrição desejada e o sistema abrirá outra tela, possibilitando dar início ao vídeo.

Para acessar o SEI, o usuário deve utilizar seu login e senha:

O SEI possui uma barra de ferramentas no topo da página:

Segue abaixo a descrição de cada item da barra:

Item	Descrição
	“Para saber +”: disponibiliza lista de vídeos com o passo a passo de várias funcionalidades do SEI.
	“Menu”: permite ocultar ou mostrar o menu principal.
	“Pesquisa”: possibilita uma busca rápida com diversos parâmetros sobre o processo ou documento.
	“Caixa de seleção de Unidade”: informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita navegar pelas unidades para as quais tenha permissão.
	“Controle de Processos”: permite ao usuário voltar à página inicial.
	“Novidades”: permite ao usuário manter-se informado sobre novas funcionalidades adicionadas ao SEI.
	“Usuário”: identifica o usuário que está logado.
	“Configurações do Sistema”: permite ao usuário alterar o esquema de cores.
	“Sair do Sistema”: permite ao usuário sair com segurança do sistema.

É a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do usuário ou do tipo de unidade. O perfil básico apresenta as seguintes opções:

É a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade  e processos gerados pela própria unidade do usuário logado :

Esta tela ainda apresenta um grupo de ícones  com funcionalidades que possibilitam efetuar operações para um conjunto de processos (operações em lote). Basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e, então, selecionar o ícone correspondente à ação desejada:

Segue a descrição detalhada das funcionalidades destes ícones:

Item	Descrição
	“Enviar Processo”: utilizado para tramitar processos para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, seja marcada a opção “Manter processo aberto na unidade atual”. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial.
	“Atualizar Andamento”: utilizado para incluir uma informação/despacho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutórios e explicações de situações.
	“Atribuição de Processos”: utilizado para distribuir os processos. Informa que o processo está sob a responsabilidade de um usuário da unidade.
	“Incluir em Bloco”: utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse ícone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunião.
	“Sobrestar Processo”: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento.
	“Concluir Processo nesta Unidade”: utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada pela unidade. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na pesquisa.
	“Anotações”: utilizado para inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo, geralmente orientações internas de trabalho da equipe.
	“Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade”: utilizado para controlar os processos sigilosos  em que o usuário possui credencial. Visível apenas para usuários que possuam credencial de acesso a processos sigilosos.

A tela “Controle de Processos” também apresenta símbolos e orientações visuais para facilitar a identificação da situação de cada processo dentro dos grupos  e  :

Item	Descrição
	Apresenta apenas os processos atribuídos ao usuário logado. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”.
	Login entre parênteses: informação do usuário a quem o processo foi atribuído na unidade.
	Processos com número em preto: processos com nível de acesso público ou restrito já acessados por algum usuário da unidade.
	Processos com número em vermelho: processos remetidos à unidade ainda não acessados.
	Processos com número em azul: processos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.
	Processos com fundo preto: processos com nível de acesso sigiloso já acessados por algum usuário da unidade. Somente são visíveis para usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso.
	Processos com fundo vermelho: processos sigilosos que ainda não foram recebidos/acessados.
	Processos com fundo azul: processos sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.
	Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário tem prazo de retorno programado a vencer.
	Alerta que o processo remetido para unidade está com prazo de retorno programado expirado (atrasado).
	Um documento do processo foi publicado.
	Alerta que foi inserido um novo documento no processo.
	Anotação simples.
	Anotação com prioridade.
	Alerta que existe um documento sigiloso (com credencial) para assinar.

Ao passar o cursor sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do “Tipo de Processo” e a “Especificação” (ambas são registradas no momento da abertura de um processo).

Para acessar o conteúdo de um processo, basta clicar sobre o respectivo número.

Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos” será apresentada uma nova tela que possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo, conforme figura abaixo. O lado esquerdo  mostra o número do processo e a respectiva relação de documentos organizados por ordem de autuação. A seguir é mostrada a opção de “Consultar Andamento”. Em seguida são mostrados os “Processos Relacionados”, se houver.

À direita  são mostrados todos os ícones de operações possíveis para o processo e, logo após, são mostradas as unidades nas quais o processo está aberto:

Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.

A tela do processo apresenta os mesmos ícones da tela “Controle de Processos” (com operações possíveis para grupos de processos), além de outros ícones com funcionalidades que permitem atuação sobre o processo em questão:

1. Apenas nos processos sigilosos serão visualizados os ícones: 

Segue abaixo descrição detalhada das funcionalidades dos ícones da tela do processo (para verificar a descrição dos ícones da tela do processo que também estão na tela “Controle de Processos”, consulte: Tela Controle de Processos.

Item	Descrição
	“Incluir Documento”: utilizado para criar um novo documento ou inserir arquivo (definido como “externo”) no processo.
	“Ciência”: utilizado principalmente para que as unidades informem ao remetente que tiveram ciência do processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para este fim.
	“Consultar/alterar processo”: utilizado para consultar ou alterar os dados de cadastro do processo, tais como descrição, interessado, destinatário e nível de acesso.
	“Duplicar processo”: utilizado para duplicar os documentos integrantes de um processo.
	“Relacionar processos”: permite vincular virtualmente um processo a outro.
	“Enviar Correspondência Eletrônica”: permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
	“Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo”: utilizado para liberar acesso a um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
	“Acompanhamento Especial”: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.
	“Anexar Processo”: utilizado para anexar um processo a outro.
	“Gerar arquivo do processo”: utilizado para gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.
	“Excluir”: utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde que ele não tenha sido enviado a outras unidades.
	“Controle de Processos”: utilizado para retornar à página inicial do SEI.
	“Gerenciar Credencial de Acesso”: permite que o usuário que recebeu permissão de acesso a um processo sigiloso possa conceder permissão a outro usuário.
	“Renunciar Credencial de Acesso”: utilizado para cancelar a credencial de acesso a um processo. Visível apenas aos usuários com credencial de acesso ao processo.

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e anexar documentos relacionados ao “Tipo de Processo” vinculado àquela base de conhecimento. As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone   .

O ícone é visualizado ao lado do número de protocolo para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente, incluindo os processos que foram abertos antes da criação da base.

Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela Unidade que a criou.

Enquanto boa prática, de forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro da instituição, as bases de conhecimento devem ser criadas pela Unidade com competência sobre os procedimentos afetos ao Tipo de Processo.

Para criar a base de conhecimento, o usuário deve selecionar o menu “Base de Conhecimento”:

Em seguida, clicar no botão  :

O sistema abrirá a tela “Novo Procedimento”, para preenchimento do campo “Descrição” e seleção dos Tipos de Processo Associados com a Base de Conhecimento em criação. Ao procedimento é possível anexar arquivos que contenham detalhes sobre o processo de trabalho, por exemplo, um diagrama de fluxo:

Após salvar as informações, abrirá automaticamente uma tela em que deverá ser informado o conteúdo do procedimento, conforme padrão definido pelo Administrador do Sistema:

No conteúdo do procedimento é importante utilizar hiperlinks (da Intranet ou Internet) sobre os termos que referenciem leis, decretos, portarias e até mesmo sistemas informatizados relacionados com o trabalho. No campo “Quais documentos são necessários?”, devem-se referenciar os Tipos de Documentos disponíveis no SEI.

Ao finalizar o preenchimento, deverá ser selecionado o ícone .

Na unidade criadora da base, as informações são acessíveis para consulta e edição por meio da opção  , acessível em “Base de Conhecimento”, via menu principal:

O sistema abrirá um quadro com a relação das bases de conhecimento da unidade:

O ícone   é utilizado para visualizar o conteúdo do procedimento.

O ícone   é utilizado para editar o conteúdo do procedimento.

O ícone   permite que o usuário altere os dados de cadastro do procedimento (Descrição, Tipos de Processo Associados e Anexo).

Depois de finalizadas as edições, deve-se clicar no ícone  para que a base possa ficar disponível e finalmente ser exibida ao lado do número de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.

Após liberada a primeira versão do Procedimento, somente será possível alterar seu cadastro e conteúdo por meio do ícone . Com isso, o sistema abrirá uma tela para, primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:

Após as modificações, deve-se clicar em  :

Bases de conhecimento com diversas versões apresentam o ícone  :

O ícone abre um quadro com a lista e detalhes das versões:

O ícone   permite ao usuário excluir o procedimento.

Um documento selecionado recebe uma marcação em azul. O sistema abre uma tela que contém duas áreas. A esquerda mostra o número do processo, a respectiva relação de documentos, enfatizando o documento selecionado . Logo abaixo é mostrada a opção de consulta ao andamento do processo . À direita são mostrados todos os ícones de operações possíveis para documentos . Abaixo dos ícones é mostrado o corpo do documento.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento. No caso de documento externo será apresentada uma barra de menu com algumas ações diferentes das apresentadas para os documentos internos.

Documento Interno:

Documento Interno assinado:

1. O ícone  é apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo:

Documento Externo assinado:

Item	Descrição
	“Atualizar Andamento”: permite ao usuário atualizar o andamento da situação do processo sem a necessidade de se efetuar um trâmite.
	“Ciência”: permite que o usuário informe à unidade que teve ciência do documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para este fim. A ciência do documento marca, automaticamente, ciência do processo.
	“Consultar/Alterar Documento”: permite ao usuário consultar ou alterar os dados de cadastro do documento, tais como descrição, interessado, destinatário e nível de acesso.
	“Editar Conteúdo”: permite ao usuário realizar alterações no conteúdo de documentos gerados na unidade.
	“Assinar Documento”: permite ao usuário assinar eletronicamente os documentos gerados no SEI.
	“Gerenciar Credenciais de Assinatura”: permite que o usuário logado conceda credencial a outro usuário (de qualquer unidade) para assinatura de um documento sigiloso.
	“Imprimir Web”: permite que o usuário imprima um documento. Visível somente para documentos produzidos no editor de texto do SEI.
	“Gerenciar Liberações para Assinatura Externa”: permite que um usuário externo assine um documento produzido no SEI.
	“Incluir em Bloco de Assinatura”: permite que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no SEI.
	“Enviar Documento por Correio Eletrônico”: permite ao usuário enviar um documento por e-mail por meio do SEI.
	“Cancelar Documento”: permite o cancelamento de um documento que seja desnecessário ao processo. Essa opção deve ser utilizada se o documento já tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade; caso contrário, usar a opção “Excluir”. O cancelamento do documento sempre deverá ser justificado, pois equivale a um desentranhamento.
	“Adicionar aos Modelos Favoritos”: permite que o usuário defina o documento como modelo, para aproveitar seu formato e conteúdo na confecção de novos documentos.
	“Versões do Documento”: permite ao usuário saber quantas vezes um documento gerado ou foi editado, quando e por quem.
	“Excluir”: permite ao usuário excluir um documento criado na unidade que seja desnecessário ao processo, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.
	“Mover documento para outro processo”: permite mover um documento externo de um processo para outro.

Ao abrir um processo ou criar um documento no SEI, deverá ser indicado o nível de acesso.

Há três níveis de acesso possíveis: sigiloso, restrito e público. Os níveis de restrição de acesso permitidos são configurados durante o cadastro do tipo de processo. Significa que só é possível abrir um processo sigiloso se essa opção estiver configurada como permitida para o tipo de processo escolhido. Os tipos de processos que podem ser sigilosos aparecem com o fundo vermelho na lista “Escolha o Tipo do Processo”.

É desejável que a maioria dos tipos de processo não possua restrição de acesso. No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos.

1. Ao inserir um documento restrito em um processo público, o processo assumirá, automaticamente, o comportamento do nível de acesso deste documento. Também se deve levar em consideração que, ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso. De qualquer forma, é importante que o usuário sempre indique o nível de acesso documento a documento, dependendo da informação neles contida, evitando restringir o acesso do processo como um todo.

2. Processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa. Também não são registrados nas estatísticas do sistema (para saber mais sobre estatísticas que o sistema oferece, consulte:  Medições de Desempenho).

3. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os conteúdos de todos os documentos (mesmo assinados) são inacessíveis para usuários das unidades em que o processo não tenha tramitado (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa).

4. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento tenha recebido restrição de acesso, todo o processo, ou o conteúdo de todos os documentos desse processo, não poderão mais ser visualizados. Somente serão visualizados o número do processo e a descrição de cada documento.

5. Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operação.

6. Processos e documentos restritos são identificados por uma chave amarela ao lado dos respectivos números.

7. Processos e documentos sigilosos são identificados por uma chave vermelha.

Todos os documentos do processo são organizados por ordem de inclusão, na vertical, em um modo de visualização denominado “árvore de documentos do processo”:

Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de documentos apresentam seus conteúdos aglutinados em pastas, de modo que sempre fiquem visíveis os últimos documentos inseridos. Essa aglutinação não pode ser confundida com “Volume de Processo”, que é típico de processos em suporte físico, não existente em processo eletrônico.

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção "Iniciar Processo" no menu principal:

Na tela "Iniciar Processo" será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone  ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". Já para voltar à tela anterior, deverá ser selecionado o ícone .

O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação por Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”.

Quando se tratar de um novo processo, deve-se deixar marcada a opção “Automático”. Assim o próprio SEI fornecerá seu número único:

Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Neste caso, automaticamente será disponibilizado um campo para que seja inserido o número de processo e sua data de autuação original:

Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente por meio do ícone (tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.

O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela “Controle de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo "Classificação por Assuntos" é automaticamente preenchido e não deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão de vários interessados.

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone , disponível na tela do processo (para saber mais sobre o nível de restrição de acesso adequado, consulte:  Restrição de Acesso).

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação", “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa ).

2. O ideal é que a opção de inserção manual do número de protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da implantação do SEI.

3. O processo recém-aberto é automaticamente atribuído ao usuário que o abriu e será mostrado no grupo de processos à direita da tela “Controle de Processos” (coluna “Gerados”).

4. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do processo por meio do ícone se o processo estiver aberto na unidade. Quando não aberto na unidade, o ícone  é alterado automaticamente para .

5. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade responsável pela gestão documental.

Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela “Iniciar Processo”.

Essa tela contém os tipos de processos nos quais os documentos serão incluídos, tendo em vista que no SEI somente é permitida a tramitação de processos.
É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela do processo. Deverá ser selecionado o ícone . Na tela “Alterar Processo”, deverá ser selecionada uma das opções disponíveis na barra de rolagem do campo “Tipo de processo”. As informações devem ser salvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o processo esteja aberto.

2. A alteração de tipo de processo não fica disponível ao visualizar o andamento do processo; por isso, a alteração pode ser registrada selecionando-se o ícone  e descrevendo as alterações no campo “Descrição”. Nesse caso, é preciso certo cuidado porque as informações não podem ser editadas depois que são salvas (para saber mais sobre histórico de operações de um processo, consulte:  Verificar o Histórico de Modificações).

Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone  ao lado dos respectivos números (árvore do processo).

Já processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone  ao lado dos números.

O SEI permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de trâmites usuário a usuário, desde que credenciados para acesso. Os usuários podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.

Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve selecionar a opção  na tela do processo. Deve preencher o campo “Conceder Credencial de Acesso para” com nome de usuário já cadastrado no sistema.

Caso o usuário possa se logar em mais de uma unidade, o SEI abre outro campo onde deve ser informada a unidade do usuário (se o sistema não reconhecer o usuário, não abrirá o campo para preenchimento da unidade e a operação não será completada).

Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opção “Conceder”. Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de acesso concedidas. Na mesma tela é possível conceder credenciais para outros usuários. Também é possível “Cassar a Credencial de Acesso” (retirar a permissão do usuário) por meio da coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais.

Um usuário que recebeu uma credencial de acesso a um processo sigiloso o visualizará com um fundo colorido.

Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de Acesso”.

O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a tela do processo.

Nesta tela estarão disponíveis os ícones “Gerenciar Credenciais de Acesso”  e “Renunciar Credenciais de Acesso” . O primeiro permite que o usuário que recebeu a permissão conceda credencial de acesso para outro usuário. O segundo permite renunciar à credencial com um só clique; basta confirmar a operação.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela “Controle de Processos”.

Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com credencial para acesso.

1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

2. Processos sigilosos não podem essere anexados a outros processos. No entanto, permitem ser relacionados a outros processos. Neste caso, só ficam visíveis para os usuários que possuem acesso a eles. Outros usuários não conseguem visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relações entre processos, consulte:  Relações entre Informações).

3. Processos sigilosos permitem referência somente a documentos do próprio processo (para saber mais sobre a inserção de links, consulte:  Referenciar Documentos ou Processos).

4. Processos sigilosos não são computados nas pesquisas disponíveis por meio do menu “Estatísticas”.

5. Ao acessar o ícone  na tela de “Controle de Processos”, é possível verificar um quadro com a lista de processos sigilosos com permissão de acesso para o usuário. Caso não exista nenhum, o ícone não fica visível.

A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:

a) A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras unidades;
b) O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.

Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo, selecionar o ícone  e confirmar a operação.
Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela “Controle de Processos” e clicando no ícone “Concluir Processos Nesta Unidade”.

1. Quando não houver mais nenhuma ação no processo, a unidade deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo. É fundamental que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento.

1. O envio de um processo para outra unidade um selecionar a opção possui o mesmo efeito da conclusão do processo para a unidade que efetua o envio.

2. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades “Acompanhamento Especial” e/ou “Blocos Internos” ou pelo menu “Estatísticas” (para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:  Métodos de Pesquisa,  Acompanhamento Especial,   Blocos Internos e  Medições de Desempenho).

3. Caso um processo possua anotações ao ser concluído, as anotações serão automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que efetuou a conclusão (para saber mais sobre anotações, consulte:  Inserir Anotações).

É permitido reabrir o processo por meio do ícone (tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação. Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por meio do ícone . Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.

Para o caso de processos abertos indevidamente, que já tenham andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a anexação de processos (para saber mais sobre anexação de processos, consulte: Anexar Processos).

A exclusão de processos só é permitida observadas as seguintes regras:

• O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;
• O processo não poderá ter documentos;
• O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo (para saber mais sobre exclusão de documentos, consulte: Excluir Documentos).

1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que não tenha havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que não possua documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o ícone permaneça visível, terá a exclusão do processo impedida pelo sistema:

2. Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo menu “Estatísticas da Unidade”.

Por meio do ícone (tela do processo) é possível converter um processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser visualizado na tela “Controle de Processos”.
Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Essa tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”; “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido); “Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail com texto não editável a todos os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio); e “Retorno programado” (permite atribuir uma data ou prazo para que o processo seja devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte:  Controle de Prazos).

Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade ao clicar na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionar o ícone  (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser realizado o trâmite individual ou do conjunto com mesmo destino.

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião  (tela do processo), o Bloco de Assinaturas  (tela do documento) e Acompanhamento Especial .

2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento especial não implica a abertura dos processos para as respective unidades de disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser visualizado na tela “Controle de Processos”.
Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Essa tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”; “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido); “Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail com texto não editável a todos os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio); e “Retorno programado” (permite atribuir uma data ou prazo para que o processo seja devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte:  Controle de Prazos).

Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade ao clicar na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionar o ícone  (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser realizado o trâmite individual ou do conjunto com mesmo destino.

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião  (tela do processo), o Bloco de Assinaturas  (tela do documento) e Acompanhamento Especial .

2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento especial não implica a abertura dos processos para as respective unidades de disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone  “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.
O ícone fica vermelho quando o prazo para devolução é ultrapassado:

A funcionalidade não retira o acesso ao documento caso a demanda não seja atendida no prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mais apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir outro prazo para a unidade destinatária. Ou seja, o SEI também controla prazos “em cascata”.

É possível verificar a relação de controles programados da unidade por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário estarão sinalizados os dias com marcação de retorno: em amarelo, as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida; e em vermelho, as datas em atraso.

Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês.

Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês”, que mostra os retornos previstos para o mês:

O SEI organiza as informações em dois quadros:

a) “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro do prazo determinado;

b) “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

1. A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:

a) Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou

b) Enviar o processo para terceiros, inclusive podendo também atribuir seu próprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso possibilita o controle de prazos “em cascata”.

As anotações (post-it)  são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone  e a cor do símbolo de anotação ficará em vermelho  :

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que, quando um processo é enviado de uma unidade para a outra ela não fica visível até que o processo seja devolvido. Caso não desejável que a anotação volte a aparecer, é necessário selecionar a opção  na tela “Enviar Processo”.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo “Descrição“ deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção “Prioridade“ abaixo do campo Descrição e salvar informações.

 A funcionalidade  é utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, autônomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo abaixo da árvore de documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visíveis para todas as unidades:

A anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único.

Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. No processo anexado será indicado o processo principal:

Para anexar um processo, é necessário saber o número a ser anexado. Deve-se selecionar o processo que receberá o anexado e, ao abrir a tela do processo, selecionar o ícone  :

Na tela seguinte deverá ser preenchido o campo “Processo” com o número que será anexado (processo mais recente) e clicar em  . Automaticamente o SEI preenche o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilitar o botão  . Ao clicar nesta opção, o SEI informará que somente o Administrador do Sistema pode cancelar a operação:

Após clicar em  a anexação é efetivada. O SEI mostrará a tela “Anexação de Processos” com um quadro listando os processos anexados. O processo anexado aparecerá na árvore de documentos do processo principal:

1. A anexação deverá ser utilizada quando houver necessidade de unificação permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto, deverão ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação isolada, tal como inclusão de novos documentos.

2. Para que a anexação possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuará a operação.

3. Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado  (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

4. A operação de anexação não pode envolver processos sigilosos.

5. Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público").

6. O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.

7. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunião disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possível a visualização de minutas do processo. No entanto, a informação sobre a anexação fica visível na tela do processo (para saber mais sobre blocos de reunião, consulte:  Bloco de Reunião).

A opção “Atualizar Andamento” é utilizada para acrescentar informações não registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o usuário pode acrescentar informações a um processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.

a) Para atualizar o andamento do processo, o usuário deverá selecionar o número do processo e clicar na opção  da barra de menu do processo;
b) Para atualizar o andamento do documento, o usuário deverá acessar o processo, em seguida selecionar o documento que se pretende e, na barra de menu do documento, clicar na opção .

A atualização de andamento de processo também pode ser realizada a partir do “Controle de Processo”. Para ir a esta tela, basta clicar no ícone  na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no ícone .

A atualização de andamento ainda poderá ser realizada por meio da funcionalidade . Ao clicar na opção “Atualizar Andamento”, o sistema abre uma tela com o campo “Descrição”, que é de livre preenchimento.

É preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informações, não é possível a edição do registro efetuado. Neste caso, deverá ser feito outro registro corrigindo o anterior.

As informações das atualizações serão visualizadas na tela do processo  na opção “Histórico Completo”. Portanto, quando se tratar de informações essenciais ao entendimento processual, essas deverão ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a formalidade processual exigir.

O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito que já tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações (para saber mais sobre blocos, consulte:  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades )

Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos relacionados. Mesmo quando o processo é concluído em todas as unidades, ainda será visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.

Ao clicar na opção “Acompanhamento Especial”, no menu principal, será apresentado um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle, tais como: usuário que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observação e ainda as ações possíveis para o acompanhamento:  “Alterar Acompanhamento” ou  “Excluir Acompanhamento”.

Essa funcionalidade permite à unidade concluir um processo e mantê-lo em acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulário de Pesquisa. Também permite a organização por categorias de acompanhamento estabelecidas pela própria unidade, além do acréscimo de observações aos processos em acompanhamento. O Acompanhamento Especial categorizado somente é visível para a unidade que o criou.

Para a inclusão, deve ser verificado se já existe grupo de Acompanhamento Especial com o nome pretendido.

Caso já exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrário, deverá ser aberto um novo grupo.

Para abrir um novo grupo, deverá ser selecionada a opção "Acompanhamento Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no botão .

Na tela “Grupos de Acompanhamento” deve-se selecionar o botão .

Será apresentada a tela “Novo Grupo de Acompanhamento” em que deverá ser preenchido o campo "Nome" com a denominação desejada e, em seguida, clicar no botão .

Será apresentada nova tela com o grupo recém-criado. Para adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone .

Deve-se, então, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem, escrever uma observação e, em seguida, clicar no botão .

Um processo pode ser excluído do Acompanhamento Especial por meio do próprio quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o ícone  e confirmando que deseja realizar a retirada. Também é possível a exclusão de processos em bloco: depois de selecionar as caixas de seleção dos processos que se deseja excluir, usa-se o botão “Excluir”.

É possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados para o sistema). A pesquisa também retorna o conteúdo de documentos em formato PDF que tenham passado por processo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). O Sistema pode buscar palavra ou sentença em documentos restritos. Neste caso, para as unidades em que o processo não tenha tramitado, o SEI retornará o processo e informará o documento em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o conteúdo do documento (para saber mais sobre documentos que possam ter o conteúdo pesquisável, consulte: Orientações para Digitalização).

a) Na modalidade de pesquisa livre:

Basta inserir o termo procurado no campo "Pesquisa", ao lado da identificação da unidade, e o sistema buscará todos os documentos e processos que possuem aquele termo:

Se houver um único resultado possível para a pesquisa, o sistema abrirá o processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o documento pesquisado e abre a opção de download para a máquina do usuário.

Se houver mais de um resultado possível, o sistema abrirá a tela de pesquisa com todos os resultados encontrados. Basta clicar no ícone ao lado da descrição para ter acesso ao processo ou documento:

b) Na modalidade de pesquisa estruturada:

No SEI, deve-se acessar a opção "Pesquisa" no menu principal.

A pesquisa pode ser realizada pela barra:

Utilizando critérios de pesquisa:

Palavras, Siglas, Expressões ou Números: busca ocorrências de uma determinada palavra, sigla, expressão (deve ser informada entre aspas duplas) ou número:

Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras e expressões:

Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma das palavras ou expressões:

Conector (NÃO): busca documentos que contenham a primeira, mas não a segunda palavra ou expressão, isto é, exclui os documentos que contenham a palavra ou expressão seguinte ao conector (NÃO):

Ainda é possível utilizar os campos disponíveis no formulário de pesquisa. O usuário pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda determinar um período específico:

Como exemplo, foi preenchido o campo “Especificação/Descrição” com a sentença “Demonstração para treinamento” (especificação do processo nº 19957.000052/2014-19):

O sistema recupera todos os processos não sigilosos que tenham a expressão procurada no campo especificação, inclusive processos de outras unidades (mesmo os processos que nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa).

A funcionalidade de pesquisa do SEI pode realizar busca no conteúdo de documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf etc.), além da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.

• A pesquisa não recupera dados de processos e documentos sigilosos.
• A pesquisa recupera mesmo os processos concluídos em todas as unidades.
• As informações no campo “Observações desta unidade” (tela de cadastro do processo) só poderão ser recuperadas pela unidade que as inseriu.

A opção “Estatística”, no menu principal, oferece a possibilidade de visualizar Estatísticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados são gerados em tempo real, sempre atualizados, com quadros e gráficos interativos:

Ao se escolher o submenu “Unidade”, será apresentada a tela “Estatísticas da Unidade”, em que o usuário deverá informar o “Período” do qual deseja obter dados estatísticos sobre os processos que tramitaram na unidade:

Uma vez estabelecido o período, o usuário deverá clicar em . O SEI apresentará os seguintes quadros e gráficos:

a) Processos gerados no período (por tipo):

b) Processos com tramitação no período:

c) Processos concluídos na unidade ao final do período:

d) Processos em trâmite na unidade ao final do período:

e) Tempo médio de tramitação no período:

f) Documentos gerados no período (por tipo):

g) Documentos gerados no período:

Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos gráficos, o sistema abre quadros com informações detalhadas sobre o processo, órgão, unidade, tipo, mês e ano.

Observação: A funcionalidade “Estatísticas da Unidade” considera como documentos gerados no período tanto minutas quanto documentos assinados.

Ao escolher o submenu “Desempenho de Processos”, será apresentada a tela “Estatísticas de Desempenho de Processos”, em que o usuário deverá informar o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” do qual pretende obter os dados. Poderão ser contabilizados todos os processos ou somente os concluídos (nesse caso, assinalar a opção ) e clicar no botão .

Como resultado, será apresentada uma tabela com os tempos médios de trâmite dos tipos de processo no Órgão.

Ao clicar nos tempos ou nas colunas do gráfico, o sistema apresenta quadros com mais informações.

Ao se clicar no valor apresentado na coluna “Tempo Médio”, será exibido um novo quadro com detalhes de todos os processos contabilizados na média:

Ao clicar no valor da coluna “Tempo” de cada processo, será exibido um quadro com o tempo de trâmite do processo em cada unidade:

Por fim, clicando em “Detalhar por Unidade” acima do quadro que lista os detalhes de todos os processos contabilizados no tempo médio, tem-se o tempo médio de tramitação daquele tipo de processo pelas unidades em que ficou aberto:

Para a inclusão de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”.

O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Estão disponíveis os campos: seleção do “Texto inicial”, “Descrição” (opcional), “Interessados” (opcional),“Destinatários” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”. O sistema permite que esses dados sejam alterados posteriormente por meio do ícone (tela do documento). Deve ser selecionado o nível de acesso. Após finalizar o cadastro, clicar na opção "Confirmar dados".

Quando o documento é criado, fica visível na árvore de documentos do processo:

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Descrição”, “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.

2. Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.

3. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento se o processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio do ícone: .
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o ícone muda para .

5. Cada “Tipo de Documento” tem uma formatação que lhe é própria; portanto, atenção na escolha do tipo de documento que pretende produzir.

6. Em regra, os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nesses casos, o processo deverá assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:  Arquivamento e Contagem de Temporalidade).

Como regra geral é permitida a edição somente para os usuários da unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento da inclusão do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a) Documentos gerados no editor de texto do SEI;

b) Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponíveis no bloco de assinatura da unidade do usuário que deseja editá-los;

c) No caso de documentos já assinados, não terem tramitado ou sido visualizado por usuário de unidades distintas da geradora do documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura poderão ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades incluídas nos blocos.

Para a edição, deve-se clicar no ícone , disponível na barra de menu da tela do documento.

O sistema abrirá uma tela em que poderão ser editados os textos apresentados nas sessões de cor branca. O SEI permite, durante a edição, a inclusão de links e a importação de textos e formatos do Word.

Após realizar as alterações o usuário deverá clicar em “Salvar”.

Excepcionalmente, documento já assinado eletronicamente pode ser editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela , alguém da mesma unidade acesse o documento, realize sua edição e o assine novamente. Quando o documento é acessado por alguém de outra unidade, a caneta muda da cor amarela  para preta  e as edições não são mais permitidas.

Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), é possível utilizar o complemento “Verificador Ortográfico para português do Brasil...”. Nesse caso, para acessar o corretor ortográfico é necessário, dentro do editor e com o cursor em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar no botão direito do mouse, escolhendo então a opção “Verificar Ortografia”.

Após o primeiro clique em “Verificar ortografia”, abrir novamente o menu (CTRL + botão direito do mouse), e a opção “Idioma” estará disponível. Basta selecionar esta opção e em seguida selecionar “Português (Brasil)”.

Para obter sugestões de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + botão direito do mouse) e escolher dentre as sugestões apresentadas.

1. A edição de conteúdos de documentos gerados no sistema não se confunde com alteração dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso, somente é permitida a edição por usuários da unidade geradora de um documento que ainda não recebeu assinatura eletrônica ou que, embora assinado, não tenha sido acessado por usuários de outras unidades. No segundo caso, a edição é permitida por usuários das unidades onde o processo estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.

2. Apesar de o sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior), é recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome.

3. Pode acontecer de a janela do editor de texto do SEI seja bloqueada por pop-ups. Caso isso ocorra, o usuário deverá desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador, além de sempre manter a versão do navegador atualizada.

O editor do sistema permite a inclusão de imagens no corpo de documentos por meio do ícone  “Imagem” da barra de ferramentas:

Deverá ser posicionado o cursor no local em que se pretende inserir a imagem e clicar no ícone  “Imagem”.

Será aberta uma janela informando os formatos de imagem permitidos para upload. Os formatos deverão ser previamente cadastrados pelo Administrador do Sistema para que fique visível o ícone "Imagem".

Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em "OK" e será possível inserir a imagem no local desejado.

A operação de referência a documentos ou a outros processos pode ser simplificada por meio da inserção de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo do documento em edição. Isso elimina a necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.

Para inserir um link, é necessário selecionar um documento interno de um processo do SEI e clicar no ícone . Deve ser identificado o espaço onde será inserido o link e, então, deve ser selecionado o ícone .

O sistema abrirá uma janela em que o campo protocolo deverá ser preenchido com o número SEI (aparece entre parênteses ao lado da identificação do documento a ser referenciado) na árvore do processo. Salvar Informações.

Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo com o número do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar novamente no documento (na árvore de documentos), o link estará ativo.

1. O link permitirá que o usuário tenha acesso ao documento referenciado, ainda que seja um documento restrito.

2. Não será possível criar links para documentos contidos em processos sigilosos, com exceção de referências para documentos do próprio processo sigiloso (autorreferência).

O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone .

O sistema abrirá um quadro contendo todas as versões de um documento:

É possível visualizar uma das versões anteriores do documento por meio do ícone , além de poder reverter o documento para uma versão anterior por meio do ícone .

Um texto padrão é um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um conteúdo padrão para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada unidade deverá produzir seus próprios textos padrão.

Para a inclusão de um texto padrão é necessário selecionar a opção "Textos Padrão" no menu principal. O sistema abrirá a tela "Textos Padrão da Unidade". Deve ser selecionada a opção "Novo":

Os campos a serem preenchidos são: "Nome", "Descrição" e "Conteúdo":

Ao salvar as informações, o sistema abre uma tela mostrando a inclusão do novo texto padrão em um quadro com a relação de textos da unidade:

Qualquer usuário da unidade pode  "Alterar",  "Consultar" e  "Excluir" um texto padrão da unidade. Basta selecionar o devido ícone na coluna "Ações".
Uma vez criado, o texto padrão passa a ficar disponível para ser adicionado durante a criação de um documento ou um e-mail gerado no sistema. Ao selecionar a opção "Texto Padrão", dentro de "Texto Inicial", o sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a opção com o nome dado ao texto padrão:

A mesma barra de rolagem também é mostrada como opção no campo "Mensagem" na tela "Enviar Correspondência Eletrônica".

Modelos de documento são documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição, o sistema permite que sejam salvos para reúso. O SEI pode salvar modelos de documentos se já houver um grupo onde categorizá-los.

Para criar um grupo é necessário selecionar a opção "Modelos" no menu principal da tela "Controle de Processos". O sistema abrirá a tela "Modelos Favoritos". Ao clicar na opção "Grupos", o sistema mostrará a tela "Grupo de Modelos" com um quadro que contém a relação de grupos da unidade.

Na coluna "Ações" do quadro, é possível excluir ou editar os grupos existentes. Ao clicar na opção "Novo", é possível criar um novo grupo.

Basta preencher o nome desejado no campo específico e salvar:

Para incluir um documento como modelo, basta clicar no número do processo de onde se deseja salvá-lo, clicar no documento desejado (na árvore de documentos) e selecionar o ícone .

O sistema abrirá a tela "Novo Modelo Favorito". Deverá ser selecionado o grupo na barra de rolagem do campo "Grupo de Modelo". Também deverá ser preenchido o campo descrição e as informações deverão ser salvas.

Ainda, caso seja necessário alterar o grupo do modelo ou a descrição, basta repetir o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo documento modelo). Dessa vez, o sistema abrirá a tela "Alterar Modelo Favorito", onde será possível fazer as modificações e salvar informações.

Para criar um documento a partir de um modelo já existente, deverá ser selecionada a opção "Selecionar nos Favoritos". O sistema recuperará as informações dos grupos de modelos criados na unidade:

Basta selecionar o modelo desejado por meio do ícone  na coluna "Ações" do quadro da "Lista de Modelos".

Após o preenchimento dos campos da tela "Gerar Documento" e salvar informações, o modelo será inserido. Outra forma de utilizar um documento como modelo no SEI é a seguinte: na tela "Gerar Documento", selecionar a opção "Documento Modelo".

O sistema abre um campo que deverá ser preenchido com o número do documento que se deseja copiar (número SEI - aparece entre parênteses ao lado do documento na árvore).

Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecerá na árvore de documentos com novo número e sem assinatura. Esse procedimento não salva o documento copiado em grupo de modelos favoritos.

1. Também é possível usar e salvar modelos de outras unidades, mesmo que o processo não esteja aberto para a unidade que efetua a operação. Basta ter acesso ao número SEI do documento que se deseja utilizar como modelo.

Um documento externo é um documento não produzido pelo editor do próprio sistema. É possível configurar o sistema para somente aceitar formatos de arquivo específicos, como de vídeos, sons, imagens, apresentações e planilhas. Porém, o formato mais indicado é o PDF com OCR, por ser inviolável, visualizado diretamente no sistema (não precisa fazer download) e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento.

Para incluir um documento externo, é necessário selecionar tipo de documento "Externo" (sempre é a primeira opção da lista) a partir da lista apresentada na tela "Gerar Documento":

O sistema abre a tela "Registrar Documento Externo", onde estão disponíveis os campos: "Tipo do Documento", "Data do Documento", "Número/nome na árvore" (opcional), "Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)" (opcional), "Remetente" (opcional), "Interessados" (opcional), "Observações desta unidade" (opcional), seleção do "Nível de Acesso" e "Anexar Arquivo":

O campo "Data do Documento" deve ser preenchido com a data de emissão do documento.

O campo "Tipo do Documento" representa um combo onde deve ser selecionada uma das opções de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista por questões de gestão documental e temporalidade.

O campo "Número/Nome na Árvore" permite a inclusão de 50 caracteres. As informações inseridas nesse campo identificarão o documento na árvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido  com o número/nome preenchido  :

O campo "Tipo de Conferência" será preenchido em casos de documentos em suporte papel digitalizados:

Deverá ser selecionado o nível de acesso do documento, fazer o upload do arquivo e confirmar os dados:

Para cada documento externo é possível anexar somente um arquivo.

O SEI permite realizar a substituição de um arquivo importado para o sistema como documento externo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta acessar a tela "Alterar Registro de Documento Externo" por meio do ícone , clicar no ícone  na "Lista de Anexos", confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no botão "Confirmar Dados":

O campo "Reabrir processo nas unidades" estará disponível para as unidades de protocolo e apenas para processos de outras unidades (se o processo já tramitou pela unidade de protocolo, o campo não aparecerá). Esse campo permite reabrir o processo em unidades cuja tramitação já esteja concluída. Os processos serão reabertos nas unidades selecionadas, ficando no controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do ícone de exclamação.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e também para garantir melhor desempenho do ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:

a) Cor: monocromático;
b) Resolução: 150 px;
c) Opção de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

Há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espaço entre os caracteres e entre as linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; sobrescrito/subscrito. (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa).

A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto os documentos com layout complexo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); documentos contendo tabelas sem linhas de borda ou tabelas com formatos de células complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas e gráficos; fotografias e textos na vertical; documentos de layout complexo que contêm textos misturados com diagramas ou ilustrações; documentos que contêm fotografias ou padrões configurados como plano de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.

Há alguns tipos de documentos que podem não ser reconhecidos corretamente no processamento do OCR como, por exemplo, documentos que possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos (menores que 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em idiomas diferentes do especificado; documentos com caracteres em fundo colorido não uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno; documentos em fundo padronizado, tais como caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.

Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente:

(Fonte: Guia do Usuário do ABBYY® FineReader 11)

(Fonte: Guia do Usuário do ABBYY® FineReader 11)

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos "Interessados" e "Observações desta unidade", esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa).

2. Ao visualizar documentos externos, o sistema oferece a opção de abrir documentos em formato de imagem e PDF no próprio ambiente do SEI. Para os outros formatos o sistema disponibiliza o download para a máquina do usuário.

3. Podem ser feitas modificações no cadastro do documento pelas unidades em que o processo esteja aberto. Essas unidades visualizarão o ícone .

4. As unidades em que o processo não estiver aberto visualizarão o ícone .

É possível excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que sejam desnecessários ao processo, clicando no ícone . Essa operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações. Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na consulta ao andamento do processo.

Em regra, o ícone  ficará visível apenas quando o procedimento de exclusão for permitido. A exclusão de documentos se diferencia da exclusão de processos porque um processo pode estar aberto para várias unidades no momento da criação de um documento. Por isso, a exclusão obedece a algumas regras:

a) Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elaboradora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião e, assim, visualizado por outras unidades;

b) Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade ou quando o processo é enviado para outra unidade;

c) Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo;

d) Documento externo não assinado pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo, mesmo quando o processo já estiver aberto para múltiplas unidades ou mesmo se o documento já tiver sido acessado por usuários de outras unidades, até o envio do processo para outra unidade. Após o envio do processo para outra unidade, mesmo exibindo o ícone  no acesso ao documento, o sistema não permite sua exclusão, avisando que o "Documento externo já tramitou".

1. Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de documentos do processo.

2. A exclusão de um documento não anula o registro do número sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso tenha sido criado e, logo depois, excluído um memorando de número 1, o próximo memorando criado no sistema possuirá o número subsequente, 2.

É possível a assinatura  no sistema fazendo uso de login e senha ou certificado digital. Para assinar, deve-se clicar no documento na árvore do processo e selecionar o ícone  . Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem necessárias.

A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do campo "Cargo/Função" e preenchendo-se o campo "senha" ou via token. A assinatura eletrônica será exibida na parte final do documento. Também é possível obter informações sobre as assinaturas clicando no ícone da caneta:

Pode acontecer de um usuário, por força del exercício de uma função, necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora sua função. Nesse caso, bastará fazer a devida seleção na barra de rolagem do campo "Cargo/ Função" e assinar o documento.

1. Quando se tratar de documento preparatório, sugere-se que seja assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instância superior, pois, em regra, ficará visível para qualquer usuário após a primeira assinatura.

2. Quando for necessário efetuar mais de uma assinatura em um documento produzido no sistema por usuários da mesma unidade, basta atribuir o processo ao usuário que realizará a assinatura.

3. Um documento gerado no sistema poderá receber assinatura digital de usuários de unidade diferente da elaboradora. Essa operação é realizada por meio da inclusão de documentos em bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura, consulte:  Assinaturas por Usuários de outras Unidades ).

O SEI permite que documentos sigilosos sejam editados e assinados por usuários de outras unidades por meio de concessão de credenciais de assinatura. Uma credencial de assinatura é uma permissão dado ao usuário para visualizar, modificar e assinar um documento (para saber mais sobre níveis de restrição de acesso, consulte:  Processos com Restrição de Acesso).

Para atribuir uma credencial de assinatura, o usuário gerador de um documento sigiloso deve selecionar a opção  na tela do documento.

Deve-se preencher o campo "Conceder Credencial de Assinatura para" com nome de usuário cadastrado no sistema. O SEI abrirá a opção "Conceder"; se o sistema não reconhecer o usuário, não mostrará a opção conceder e a operação não será completada. Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de assinatura concedidas.

Na mesma tela é possível conceder credenciais para outros usuários. Por meio da coluna "Ações" do quadro com a lista de credenciais é possível "Cassar a Credencial de Assinatura" (retirar a permissão do usuário):

Um usuário que recebeu uma credencial de assinatura pode visualizar o ícone  ao lado do número do processo na tela "Controle de Processos". Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela "Credencial de Acesso" (ao credenciar a assinatura, a credencial de acesso é concedida automaticamente). O usuário deverá preencher o campo "Senha" e o sistema abrirá a tela do processo.

Para assinar o documento, o usuário verificará ao lado do documento a ser assinado, na árvore de documentos, o ícone "Documento com Credencial de Assinatura". Deve-se clicar no documento com credencial e o documento será assinado normalmente:

1. Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com credencial para assinatura de documento sigiloso.

O "Bloco de Assinatura" é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Nesse caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes da disponibilização (para saber mais sobre como assinar documentos de um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte:  Assinar Documentos em Bloco de Assinatura, dica 1).

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:

O SEI disponibiliza um modo de mover documentos externos de um processo para outro. Os documentos gerados no sistema não são movidos, mas podem ser referenciados em outros documentos, de modo que seja inserido um link que permita a visualização del documento, não importa em que processo estiver (para saber mais sobre a inserção de links, consulte:  Referenciar Documentos ou Processos).

Para mover um documento externo, deve ser selecionado o ícone  :

O sistema abrirá uma tela em que deverá ser inserido o número del processo de destino. Ao clicar em , automaticamente o SEI vai preencher o campo "Tipo" com o respectivo tipo de processo de destino, habilitará o campo "Motivo" e o botão .

No processo de origem fica registrado o motivo da remoção e o processo de destino del documento:

Já o processo de destino receberá o documento recebido em sua árvore. O registro da transferência fica disponível na consulta ao andamento do processo.

O SEI permite a alteração da ordem dos documentos na árvore de documentos de um processo. Essa funcionalidade serve para corrigir inserções de documentos que, dispostos em sequência cronológica, acabem dificultando o entendimento das informações de um processo. A alteração da ordem dos documentos no processo não pode ser realizada por usuário com perfil básico, devendo ser solicitado a usuário com perfil de Administrador. A operação ficará registrada no histórico do processo.

Os e-mails enviados pelo SEI passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no número do processo e selecionar o ícone  :

A segunda é clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e no ícone  :

Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo "De" deve ser preenchido com um endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo "Para" é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo "Mensagem" pode permanecer em branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do campo "Mensagem", permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a compor a árvore do processo.

O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a mensagem:

É facultado às unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de e-mail são disponibilizados por meio do ícone  na tela "Enviar Correspondência Eletrônica":

Para criar um grupo, selecione a opção "Grupos de E-mail" no menu principal e, na tela seguinte, selecione a opção "Novo":

Na tela "Novo Grupo de E-mail", devem ser preenchidos os campos "Nome" e "Descrição do Grupo". Logo abaixo há dois campos: um para inclusão do endereço de e-mail e outro para descrição. À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do quadro por meio das opções na coluna "Ações":

É possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna "Ações". Ao salvar informações, o sistema abre outra tela com a relação dos grupos de e-mails para a unidade:

É possível permitir o acesso aos interessados de um processo. O acesso externo é dado somente a processos na íntegra e por um período determinado. Para permitir o acesso externo, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone  :

O sistema abre a tela "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo". Deve ser selecionado o e-mail da unidade na barra de rolagem do campo específico. Devem ser preenchidos os campos "Destinatário" e "e-mail do Destinatário". Esses campos são de livre preenchimento e o destinatário do acesso não precisa estar previamente cadastrado no sistema. Deve ser informado o motivo do acesso. O sistema também solicita a determinação de um período para disponibilidade do acesso e a senha do usuário responsável pela operação.

O destinatário receberá um e-mail que contém um link para o processo e a informação da validade da disponibilização de acesso. Esse e-mail não passa a fazer parte da árvore de documentos do processo. Mas a operação é registrada automaticamente no histórico do processo.

Quando o destinatário clicar no link, o sistema abrirá a tela de "Acesso Externo Autorizado". O andamento do processo poderá ser acompanhado, visualizando suas autuações, lista de documentos e lista de andamentos. O sistema também disponibiliza a opção de conversão da tela em um arquivo PDF.