Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção "Iniciar Processo" no menu principal:

Na tela "Iniciar Processo" será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone  ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". Já para voltar à tela anterior, deverá ser selecionado o ícone .

O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação por Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”.

Quando se tratar de um novo processo, deve-se deixar marcada a opção “Automático”. Assim o próprio SEI fornecerá seu número único:

Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Neste caso, automaticamente será disponibilizado um campo para que seja inserido o número de processo e sua data de autuação original:

Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente por meio do ícone (tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.

O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela “Controle de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo "Classificação por Assuntos" é automaticamente preenchido e não deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão de vários interessados.

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone , disponível na tela do processo (para saber mais sobre o nível de restrição de acesso adequado, consulte:  Restrição de Acesso).

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação", “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa ).

2. O ideal é que a opção de inserção manual do número de protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da implantação do SEI.

3. O processo recém-aberto é automaticamente atribuído ao usuário que o abriu e será mostrado no grupo de processos à direita da tela “Controle de Processos” (coluna “Gerados”).

4. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do processo por meio do ícone se o processo estiver aberto na unidade. Quando não aberto na unidade, o ícone  é alterado automaticamente para .

5. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade responsável pela gestão documental.