Para a inclusão de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”.
O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Estão disponíveis os campos: seleção do “Texto inicial”, “Descrição” (opcional), “Interessados” (opcional),“Destinatários” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”. O sistema permite que esses dados sejam alterados posteriormente por meio do ícone
(tela do documento). Deve ser selecionado o nível de acesso. Após finalizar o cadastro, clicar na opção "Confirmar dados".
Quando o documento é criado, fica visível na árvore de documentos do processo:
1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Descrição”, “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.
2. Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.
3. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento se o processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio do ícone: .
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o ícone muda para 
.
5. Cada “Tipo de Documento” tem uma formatação que lhe é própria; portanto, atenção na escolha do tipo de documento que pretende produzir.
6. Em regra, os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nesses casos, o processo deverá assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte: 
Arquivamento e Contagem de Temporalidade).
