Um documento externo é um documento não produzido pelo editor do próprio sistema. É possível configurar o sistema para somente aceitar formatos de arquivo específicos, como de vídeos, sons, imagens, apresentações e planilhas. Porém, o formato mais indicado é o PDF com OCR, por ser inviolável, visualizado diretamente no sistema (não precisa fazer download) e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento.
Para incluir um documento externo, é necessário selecionar tipo de documento “Externo” (sempre é a primeira opção da lista) a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”:
O sistema abre a tela “Registrar Documento Externo”, onde estão disponíveis os campos: “Tipo do Documento”, “Data do Documento”, “Número/nome na árvore” (opcional), “Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)” (opcional), “Remetente” (opcional), “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional), seleção do “Nível de Acesso” e “Anexar Arquivo”:
O campo “Data do Documento” deve ser preenchido com a data de emissão do documento.
O campo “Tipo do Documento” representa um combo onde deve ser selecionada uma das opções de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista por questões de gestão documental e temporalidade.
O campo “Número/Nome na Árvore” permite a inclusão de 50 caracteres. As informações inseridas nesse campo identificarão o documento na árvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido 
com o número/nome preenchido 
:
O campo “Tipo de Conferência” será preenchido em casos de documentos em suporte papel digitalizados:
Deverá ser selecionado o nível de acesso do documento, fazer o upload do arquivo e confirmar os dados:
Para cada documento externo é possível anexar somente um arquivo.
O SEI permite realizar a substituição de um arquivo importado para o sistema como documento externo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta acessar a tela “Alterar Registro de Documento Externo” por meio do ícone 
, clicar no ícone 
na “Lista de Anexos”, confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no botão “Confirmar Dados”:
O campo “Reabrir processo nas unidades” estará disponível para as unidades de protocolo e apenas para processos de outras unidades (se o processo já tramitou pela unidade de protocolo, o campo não aparecerá). Esse campo permite reabrir o processo em unidades cuja tramitação já esteja concluída. Os processos serão reabertos nas unidades selecionadas, ficando no controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do ícone de exclamação.
