O Planejamento Estratégico é um processo dinâmico, sistêmico, participativo e contínuo para determinação de objetivos, estratégias e ações da organização. Trata-se, no conceito atual da gestão, de uma ferramenta essencial de apoio à decisão para a alta administração das organizações, sejam privadas ou governamentais. Serve para orientar as ações gerenciais em todos os níveis, seguindo um plano de estratégias, metas a alcançar e de ações e projetos.
O Planejamento reduz os riscos de tomada de decisões equivocadas ou ineficientes, iniciativas sem resultados efetivos e os desperdícios de recursos e de tempo de trabalho do pessoal. A estratégia corresponde à capacidade de se trabalhar contínua e sistematicamente o ajustamento da instituição às condições ambientais, que se encontram em constante mudança.
O ponto mais marcante da revisão do Planejamento Estratégico da Justiça Militar da União é a possibilidade de participação de todos os atores envolvidos. Magistrados e servidores poderão contribuir com o plano para o período de 2012 a 2018, data em que a JMU completa 210 anos.
Execução do Planejamento
Para facilitar a compreensão do texto, alguns termos técnicos estão definidos no menu glossário.
Período de abrangência do Planejamento Estratégico
O Ministro-Presidente, como Decisor Estratégico, definiu o período de abrangência do Planejamento Estratégico ora em revisão como sendo de 2012 a 2018, ano em que a justiça Militar da União estará completando 210 anos de existência.
Módulos, workshops e brainstorming
O processo de planejamento com o emprego de cenários prospectivos – Metodologia Grumbach é executado em dez fases ou módulos. Entretanto, o Plano Estratégico deverá estar pronto depois de concluso o 7° Módulo; os Módulos 8° ao 10° são complementares.
Cada módulo é fundamentado em um workshop específico, realizado no período da tarde, em três dias, havendo períodos de dias de intervalos entre os workshops no qual serão aplicadas pesquisas, consultas e outros trabalhos.
Durante o planejamento, haverá um brainstorming e uma reunião de análise prospectiva, com mesas temáticas, que contarão com a participação desejada da cúpula estratégica do STM. A Juíza-Corregedora é convidada a participar destes eventos. Um workshop especial, dividido em três eventos distintos, foi programado para, ao longo do desenvolvimento do planejamento, transmitir orientações e divulgar o seu andamento para os Colaboradores.
A participação do pessoal
Pretende-se elaborar um planejamento participativo. Assim, a metodologia prevê o envolvimento do pessoal da JMU, os Colaboradores, em duas consultas via web, opinando quanto a problemas (causas e consequências) porventura vislumbrados na JMU e propostas para saná-los. Essas sugestões serão compiladas por meio de software específico, depuradas e validadas para apresentarem a visão do presente e no final do processo subsidiarem medidas a serem empreendidas, incluindo aí ações, projetos e programas.
Da mesma forma, a Sociedade, Especialistas, estes autoridades e personalidades a serem convidadas pelo Ministro-Presidente, poderão contribuir com suas visões para a definição de cenários. Qual será o panorama em que o STM estará inserido quando estiver completando 210 anos de existência (2018)? Que eventos tendem a ocorrer durante esse período de tempo e que poderão afetar a JMU? Isso será feito por meio da chamada Pesquisa Delphi, na qual, acessando aplicativo específico, via web, essas personalidades inserirão suas opiniões.
Participantes
A metodologia prevê a realização do planejamento com a participação de magistrados, servidores e, inclusive, de personalidades de fora da JMU, como a saber:
Decisor Estratégico (DE): O “Decisor” Estratégico final é o Ministro-Presidente. Cabe a ele a definição final sobre diretrizes, o cenário ideal e demais decisões no planejamento estratégico.
Cúpula Estratégica (CE): É composta pelos Ministros e o Diretor-Geral. A Juíza-Auditora participa como convidada. Este grupo tomará parte de um brainstorming, opinando e decidindo no nível estratégico da instituição, conforme previsto na metodologia. No caso da impossibilidade de participação nos eventos previstos para a CE, seus membros poderão indicar servidores com delegação para representá-los.
Grupo Executivo (GE): É o grupo que efetivamente executará o planejamento. Será capacitado na metodologia (recebendo certificado desta capacitação, conforme as normas vigentes no STM), trabalhará nas atividades, sob orientação dos instrutores, de forma dedicada. Estas incluem dez workshops, uma reunião de análise prospectiva, um brainstorming, trabalhos, reuniões de coordenação e avaliação nos períodos entre estes eventos, durante os 4,5 meses de planejamento. Portanto, é o que se chama de “núcleo duro”.
É basicamente composto pelo pessoal da AGEST e de servidores que desejarem dele participar (voluntariado), inscritos pelos respectivos diretores/secretários.
Grupo de Representantes (GR): É composto de representantes de todas as unidades orgânicas do STM (secretarias, diretorias, assessorias e gabinetes de ministro) e mais a Auditoria de Correição, representando a 1ª instância. Fazem parte deste grupo representante da Diretoria-Geral, os Chefes de Gabinetes de Ministros, titulares das Secretarias, Assessorias, Diretorias ou seus representantes[1] especificamente designados por estes. O GR participará, a princípio, de dois workshops, o brainstorming e a reunião de avaliação prospectiva.
Há, ainda, um GR - Reduzido que participará de alguns outros workshops. Ele será constituído de representante do Diretor-Geral e de setores estruturantes do STM, a serem definido, como as áreas da Atividade-Fim (são exemplos a Jurídica e Gabinetes de Ministros), de Pessoal, de Administração, de Orçamento, de Controle Interno, de TI, além do GAPRE.
Colaboradores: É a totalidade do pessoal da JMU, magistrados e servidores, incluindo as auditorias. Todos os membros da JMU poderão participar do planejamento encaminhando opiniões e sugestões, via web. É importante que pelo menos aqueles ocupantes de cargo de chefia, nas unidades do STM e nas auditorias, efetivamente participem com suas contribuições.
Especialistas ou experts: Conhecidos também como Peritos, são autoridades e pessoas de notório saber em suas respectivas áreas de atuação, como ministros e presidentes de tribunais, ex-ministros do STM, políticos, magistrados, membros do ministério público, formadores de opinião, comandantes de forças, membros dos altos comandos das Forças Armadas, professores, acadêmicos, empresários, conferencistas e outras personalidades especificamente convidados pelo Ministro-Presidente a opinar quando da elaboração de cenários prospectivos.
Sociedade: Serão disponibilizados acessos via web para que os jurisdicionados da JMU, defensores, membros do Ministério Público ou qualquer cidadão encaminhe sua opinião/sugestão.
O envolvimento dos Colaboradores, bem como dos Experts e da Sociedade, é uma das características singulares desta metodologia, que o torna um Planejamento Participativo.
Logomarca
A logomarca representa um farol estilizado, emanando suas luzes. O farol é representado em traços na cor vinho e as luzes desse, na forma de dois arcos, em dourado, ambas, cores da logomarca do STM.
O farol alude ao Planejamento Estratégico como um marco a iluminar e orientar os rumos seguros a serem seguidos pela Justiça Militar da União, desde o presente e no futuro, na direção da alta eficiência administrativa e da aplicação de uma Justiça célere, acessível, transparente, crível, imparcial, proba e ética!
Entenda o Método Delphi
1. O Método Delphi:
O método foi desenvolvido pelos cientistas Theodore Gordon e Olaf Hemer e tem como propósito a obtenção de um parecer ou estima baseado em evidências existentes, porém, removendo os impedimentos que ocorrem no grupo de trabalho quando se busca um consenso entre os especialistas dele participantes. É um método sistemático e interativo de estimativa que se baseia na experiência independente de cada especialista. Os especialistas são rigorosamente selecionados por suas reconhecidas experiências e conhecimentos e respondem a um questionário.
A utilização do Método Delphi na metodologia de planejamento estratégico com o emprego de cenários prospectivos busca, ouvindo os experts de diversas áreas, respostas quanto à probabilidade da ocorrência de determinados eventos no futuro. Os especialistas são convidados, incognitamente, a opinar de forma rápida e simples, por meio de software de fácil acesso, via web, conforme detalhado no item 3 – Como participar, a seguir.
2. Ciclos de consultas:
No presente processo, serão efetuados dois ciclos de consultas. Após o primeiro ciclo concluído, é provido um sumário automatizado das estimativas efetuadas naquele ciclo. Os especialistas são então encorajados a revisar suas estimativas anteriores com base nas opiniões dos demais participantes, por meio de nova pesquisa. Busca-se durante este processo que ocorra, como possível, uma convergência das estimativas.
3. Como participar:
A participação dos especialistas convidados pode ser feita via Internet, por meio do endereço, login e senha.
A resposta é feita de forma rápida e elementar, como abaixo descrito:
Abre-se uma página ou janela do aplicativo (uma espécie de formulário) na qual o especialista consultado optará e assinalará em três campos, como abaixo descrito:
a) para cada questão, é apresentada uma pequena explicação ou contextualização, seguida de uma pergunta objetiva quanto à probabilidade da ocorrência do fato então descrito, segundo a percepção pessoal do especialista consultado.
A resposta a essa pergunta é lançada simplesmente assinalando uma opção de probabilidade disponibilizada na página ou “formulário”.
b) a seguir, o especialista assinala, dentre as opções disponibilizadas (1 a 9), qual a sua avaliação da pertinência da questão para o cenário futuro que se deseja elaborar; e
c) finalmente, indica, em graus de 1 a 9, qual a percepção que faz de si mesmo quanto a conhecimentos do tema tratado na pergunta.
4. Período das consultas:
A consulta para o 1° ciclo estará aberta no período de 20 de agosto a 3 de setembro próximos e, para o 2° ciclo, de 3 a 12 de setembro.
Glossário
BRAINSTORMING – O propósito do brainstorming é gerar uma grande quantidade ideias sobre ocorrências futuras, dentro de um horizonte temporal definido para planejamento estratégico, que podem impactar a instituição. As idéias geradas são agrupadas, por similaridades, em temas específicos. Cada tema dará origem a um Evento.
CENÁRIO IDEAL - É aquele em que ocorrem os Eventos favoráveis e não ocorrem os desfavoráveis. Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do horizonte temporal definido para o trabalho, a qual, segundo o titular da organização (Decisor Estratégico), é a que melhor convém à sua missão. É definido pelo Decisor Estratégico.
CENÁRIO MAIS PROVÁVEL - Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do horizonte temporal definido para o trabalho, a qual, segundo os Peritos ("experts") convidados, é, de acordo com as condições atuais, a de maior probabilidade de ocorrência naquele horizonte temporal. Não se trata de uma "previsão", mas, sim, do "futuro mais provável", num conjunto de vários "futuros possíveis". Cabe ressaltar que, a dependência das ações adotadas hoje pelos atores envolvidos, essa probabilidade poderá ser alterada, em benefício ou não da organização pública ou empresa privada.
CENÁRIO-ALVO – Trata-se da descrição da evolução da cena que compõe a conjuntura atual até a conformação de uma outra cena, hipotética, ao final do horizonte temporal definido para o trabalho, a qual, vislumbre um futuro melhor para a Indústria. A construção de um futuro melhor está pautada na escolha de um Cenário Alvo exequível, que se não for o ideal, será melhor do que o vislumbrado hoje como o Mais Provável. As Diretrizes Estratégicas para atingir o Cenário Alvo são cunho proativo, uma vez que visam a construção do futuro. O Cenário Alvo deve ser um cenário negociado, tendo em vista que, dada a complexidade dos Eventos envolvidos, nenhum ator possui capacidade de atuação suficiente para moldar o futuro. A seleção de um Cenário Alvo é baseada na análise da postura estratégica dos atores. A análise está fundamentada em conceitos da teoria dos jogos, com o propósito de modelar as diferentes formas de agir, e o posicionamento dos atores face aos cenários prospectivos.
CENÁRIOS PROSPECTIVOS – São ferramentas de auxilio ao processo de tomada de decisão, utilizadas para a visualização de futuros alternativos, de médio e longo prazo. Cenários prospectivos são combinações de variáveis que descrevem diversos futuros possíveis e suas ligações com o presente. Os cenários prospectivos partem do presente e abrem um cone de futuros possíveis. Não devemos confundir cenários prospectivos com previsão de futuro.
EVENTOS FUTUROS - Fenômenos que podem ocorrer ou não no futuro, que sejam importantes para a instituição. Os Eventos também são chamados de Questões Estratégicas. Normalmente dizem respeito ao Ambiente, e tendem a exercer um impacto significativo sobre a capacidade da organização em atingir seus objetivos.
INTELIGÊNCIA ESTRATÉGICA - A inteligência estratégica se traduz em um conjunto de ações coordenadas de planejamento, coleta, tratamento, sistematização e distribuição de informações. Os destinatários do processo são as instancias envolvidas no processo decisório.
MEDIDAS PRÉ ATIVAS - As medidas pré-ativas tem como propósito prepara a organização para o enfrentamento das ameaças e o aproveitamento das oportunidades que são vislumbradas no cenário mais provável.
MEDIDAS PRÓ ATIVAS - Medidas pro ativas, em geral, são medidas de parceria estratégica. O propósito é definir quais parcerias deverão ser firmadas e quais ações deverão ser executadas para alterar, em favor da organização, as probabilidades de ocorrência dos acontecimentos abrangidos parcialmente por sua esfera de competência.
O propósito é definir que Eventos são prioritários, para uma atuação conjunta de atores, no sentido de alterar as forças motrizes que modelarão o futuro.
PESQUISA DELPHI - O método foi desenvolvido por Theodore Gordom e Olaf Hemer. Seu propósito é remover os impedimentos que ocorrem em uma sala de conferências quando se busca um consenso entre especialistas. É um método sistemático e interativo de estimativa que se baseia na experiência independente de vários especialistas. Os especialistas são cuidadosamente selecionados pela sua experiência e respondem a um questionário
RELAÇÃO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS PRIORIZADAS (RIEP) - Relação de Iniciativas Estratégicas priorizadas, em ordem decrescente, segundo critérios pré-definidos, de acordo com uma seleção pré-estabelecida de objetivos. O propósito da priorização das Iniciativas Estratégicas é permitir que a composição de Iniciativas prioritárias, que irão compor a proposta orçamentária.
WORKSHOP – Um workshop diferencia-se de uma palestra, por alguns eixos conceituais básicos. Nele, a platéia não é apenas mera espectadora. Em determinados momentos (ou em todos eles, dependendo da organização do trabalho e do estilo de aprendizado proposto), o auditório é convocado a participar, normalmente vivenciando experiências que remetem ao tema em discussão. Nesse sentido, o workshop tem caráter mais prático e sua realização requer, do palestrante (também chamado "facilitador") uma profunda abertura ao diálogo, ao envolvimento, ao confronto. Normalmente, durante um workshop, estimulam-se trabalhos de recortes, de construções em sub-grupos, de organizações de painéis, de plenárias com recursos multimídia. As palestras ou conferências são muitas vezes orientadas por um perito em determinado assunto e o workshop em continuação pode ser fonte de prática ou contribuições da criatividade e inteligência para ulterior desenvolvimento.
Contatos
A equipe diretamente envolvida no processo e responsável pela condução dos trabalhos é composta pelos servidores lotados na AGEST e, no trato dos assuntos relacionados à capacitação envolvida no projeto, por equipe da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (COGEP/DIPES). A Assessoria de Comunicação (ASCOM) e Diretoria de Tecnologia da Informação (DITIN) também integram o projeto
Coordenador do Planejamento Estratégico:
Aloysio Pinto, Assessor da Presidência – AGEST
Coordenadora para a Capacitação:
Mônica Magalhães, Coordenadora da COGEP
Assistente Técnico para o Planejamento Estratégico:
Ismael Pamplona, Analista da AGEST
Assistente Técnica para a Capacitação:
Juliana Lanaro, Analista da COGEP
Equipe da AGEST e contatos. Para ligações externas, os ramais devem ser precedidos de (61) 3313-9.
AGEST: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Adriano de Castro – ramal 170 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Alex Tosta – ramal 428 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Arlete Rodrigues – ramal 351 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Ismael Pamplona – ramal 492 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Jerônimo Carvalho – ramal 170 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
João Arthur – ramal 396 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Márcia Thurm – ramal 396 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Raissa Marinho – ramal 428 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Secretaria da AGEST:
Nelsimar Veloso – ramal 411 – Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Assessoria de Comunicação Social (ASCOM):
- ramal 220 - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Consultoria e capacitação: A condução do processo conta com consultoria e capacitação na metodologia provida pela empresa Brainstorming Assessoria de Planejamento e Informática Ltda.
