É possível excluir documentos externos e documentos gerados no sistema que sejam desnecessários ao processo, clicando no ícone . Essa operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações. Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na consulta ao andamento do processo.

Em regra, o ícone  ficará visível apenas quando o procedimento de exclusão for permitido. A exclusão de documentos se diferencia da exclusão de processos porque um processo pode estar aberto para várias unidades no momento da criação de um documento. Por isso, a exclusão obedece a algumas regras:

a) Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elaboradora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião e, assim, visualizado por outras unidades;

b) Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade ou quando o processo é enviado para outra unidade;

c) Documento externo assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo;

d) Documento externo não assinado pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo, mesmo quando o processo já estiver aberto para múltiplas unidades ou mesmo se o documento já tiver sido acessado por usuários de outras unidades, até o envio do processo para outra unidade. Após o envio do processo para outra unidade, mesmo exibindo o ícone  no acesso ao documento, o sistema não permite sua exclusão, avisando que o “Documento externo já tramitou”.

1. Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de documentos do processo.

2. A exclusão de um documento não anula o registro do número sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso tenha sido criado e, logo depois, excluído um memorando de número 1, o próximo memorando criado no sistema possuirá o número subsequente, 2.

Um documento externo é um documento não produzido pelo editor do próprio sistema. É possível configurar o sistema para somente aceitar formatos de arquivo específicos, como de vídeos, sons, imagens, apresentações e planilhas. Porém, o formato mais indicado é o PDF com OCR, por ser inviolável, visualizado diretamente no sistema (não precisa fazer download) e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento.

Para incluir um documento externo, é necessário selecionar tipo de documento “Externo” (sempre é a primeira opção da lista) a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”:

O sistema abre a tela “Registrar Documento Externo”, onde estão disponíveis os campos: “Tipo do Documento”, “Data do Documento”, “Número/nome na árvore” (opcional), “Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)” (opcional), “Remetente” (opcional), “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional), seleção do “Nível de Acesso” e “Anexar Arquivo”:

O campo “Data do Documento” deve ser preenchido com a data de emissão do documento.

O campo “Tipo do Documento” representa um combo onde deve ser selecionada uma das opções de tipos que foram previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser enquadrado em um dos nomes desta lista por questões de gestão documental e temporalidade.

O campo “Número/Nome na Árvore” permite a inclusão de 50 caracteres. As informações inseridas nesse campo identificarão o documento na árvore do processo. Ao gerar o documento externo, o sistema combina o tipo do documento escolhido  com o número/nome preenchido  :

O campo “Tipo de Conferência” será preenchido em casos de documentos em suporte papel digitalizados:

Deverá ser selecionado o nível de acesso do documento, fazer o upload do arquivo e confirmar os dados:

Para cada documento externo é possível anexar somente um arquivo.

O SEI permite realizar a substituição de um arquivo importado para o sistema como documento externo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta acessar a tela “Alterar Registro de Documento Externo” por meio do ícone , clicar no ícone  na “Lista de Anexos”, confirmar dados, fazer o upload do arquivo substituto e clicar no botão “Confirmar Dados”:

O campo “Reabrir processo nas unidades” estará disponível para as unidades de protocolo e apenas para processos de outras unidades (se o processo já tramitou pela unidade de protocolo, o campo não aparecerá). Esse campo permite reabrir o processo em unidades cuja tramitação já esteja concluída. Os processos serão reabertos nas unidades selecionadas, ficando no controle de Processos com a cor vermelha, acrescidos do ícone de exclamação.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e também para garantir melhor desempenho do ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:

a) Cor: monocromático;
b) Resolução: 150 px;
c) Opção de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

Há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original, tais como fonte e tamanho dos caracteres; espaço entre os caracteres e entre as linhas; caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; sobrescrito/subscrito. (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa).

A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto os documentos com layout complexo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); documentos contendo tabelas sem linhas de borda ou tabelas com formatos de células complexas; tabelas complexas com subtabelas, diagramas e gráficos; fotografias e textos na vertical; documentos de layout complexo que contêm textos misturados com diagramas ou ilustrações; documentos que contêm fotografias ou padrões configurados como plano de fundo; documentos com texto de cor clara em fundo escuro.

Há alguns tipos de documentos que podem não ser reconhecidos corretamente no processamento do OCR como, por exemplo, documentos que possuem caracteres manuscritos; documentos com caracteres pequenos (menores que 10 pontos); documentos desalinhados; documentos escritos em idiomas diferentes do especificado; documentos com caracteres em fundo colorido não uniforme, tais como caracteres sombreados; documentos com muitos caracteres decorados, tais como caracteres com relevo ou contorno; documentos com caracteres em fundo padronizado, tais como caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.

Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente:

(Fonte: Guia do Usuário do ABBYY® FineReader 11)

(Fonte: Guia do Usuário do ABBYY® FineReader 11)

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa).

2. Ao visualizar documentos externos, o sistema oferece a opção de abrir documentos em formato de imagem e PDF no próprio ambiente do SEI. Para os outros formatos o sistema disponibiliza o download para a máquina do usuário.

3. Podem ser feitas modificações no cadastro do documento pelas unidades em que o processo esteja aberto. Essas unidades visualizarão o ícone .

4. As unidades em que o processo não estiver aberto visualizarão o ícone .

Modelos de documento são documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição, o sistema permite que sejam salvos para reúso. O SEI pode salvar modelos de documentos se já houver um grupo onde categorizá-los.

Para criar um grupo é necessário selecionar a opção “Modelos” no menu principal da tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela “Modelos Favoritos”. Ao clicar na opção “Grupos”, o sistema mostrará a tela “Grupo de Modelos” com um quadro que contém a relação de grupos da unidade.

Na coluna “Ações” do quadro, é possível excluir ou editar os grupos existentes. Ao clicar na opção “Novo”, é possível criar um novo grupo.

Basta preencher o nome desejado no campo específico e salvar:

Para incluir um documento como modelo, basta clicar no número do processo de onde se deseja salvá-lo, clicar no documento desejado (na árvore de documentos) e selecionar o ícone .

O sistema abrirá a tela “Novo Modelo Favorito”. Deverá ser selecionado o grupo na barra de rolagem do campo “Grupo de Modelo”. Também deverá ser preenchido o campo descrição e as informações deverão ser salvas.

Ainda, caso seja necessário alterar o grupo do modelo ou a descrição, basta repetir o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo documento modelo). Dessa vez, o sistema abrirá a tela “Alterar Modelo Favorito”, onde será possível fazer as modificações e salvar informações.

Para criar um documento a partir de um modelo já existente, deverá ser selecionada a opção “Selecionar nos Favoritos”. O sistema recuperará as informações dos grupos de modelos criados na unidade:

Basta selecionar o modelo desejado por meio do ícone  na coluna “Ações” do quadro da “Lista de Modelos”.

Após o preenchimento dos campos da tela “Gerar Documento” e salvar informações, o modelo será inserido. Outra forma de utilizar um documento como modelo no SEI é a seguinte: na tela “Gerar Documento”, selecionar a opção “Documento Modelo”.

O sistema abre um campo que deverá ser preenchido com o número do documento que se deseja copiar (número SEI - aparece entre parênteses ao lado do documento na árvore).

Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecerá na árvore de documentos com novo número e sem assinatura. Esse procedimento não salva o documento copiado em grupo de modelos favoritos.

1. Também é possível usar e salvar modelos de outras unidades, mesmo que o processo não esteja aberto para a unidade que efetua a operação. Basta ter acesso ao número SEI do documento que se deseja utilizar como modelo.