O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que essas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco:

Deve-se clicar no ícone  . O sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco” com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade. Note-se que os blocos de reunião recebidos de outras unidades e os blocos disponibilizados não aparecem nesta tela. Ao selecionar uma ou mais opções disponíveis e clicar no botão  , os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s):

Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião” na tela acima. Será aberta a tela a seguir, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para disponibilização:

Ao salvar as informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar em  e os processos selecionados serão automaticamente inseridos no novo bloco:

É possível incluir anotações nas linhas do quadro correspondentes a cada processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone  , da coluna “Ações”, inserir a informação desejada e salvar:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras unidades é necessário disponibilizar o bloco. No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.

Deverá ser selecionado o ícone  na coluna “Ações”. Um bloco disponibilizado não deverá ser editado ou receber outros processos até que as unidades de destino devolvam o bloco:

No entanto, é possível cancelar a disponibilização de um bloco de reuniões fazendo uso do ícone  :

No exemplo a seguir, uma unidade disponibiliza um bloco de reunião para outra unidade. Ainda que o processo não esteja aberto para a unidade de destino do bloco, todas as minutas produzidas pela unidade disponibilizadora ficarão visíveis para a destinatária do bloco. Já as minutas produzidas em outras unidades que não estejam envolvidas na operação permanecerão indisponíveis.

1. O bloco de reunião não gera o envio do processo. Significa que não aparecerá a informação de que o processo está aberto para as unidades as quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo).

2. Quando um processo de um bloco de reunião é anexado a outro processo, as minutas deixam de ser visualizadas.

O SEI permite que documentos sigilosos sejam editados e assinados por usuários de outras unidades por meio de concessão de credenciais de assinatura. Uma credencial de assinatura é uma permissão dada ao usuário para visualizar, modificar e assinar um documento (para saber mais sobre níveis de restrição de acesso, consulte:  Processos com Restrição de Acesso).

Para atribuir uma credencial de assinatura, o usuário gerador de um documento sigiloso deve selecionar a opção  na tela do documento.

Deve-se preencher o campo “Conceder Credencial de Assinatura para” com nome de usuário cadastrado no sistema. O SEI abrirá a opção “Conceder”; se o sistema não reconhecer o usuário, não mostrará a opção conceder e a operação não será completada. Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de assinatura concedidas.

Na mesma tela é possível conceder credenciais para outros usuários. Por meio da coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais é possível “Cassar a Credencial de Assinatura” (retirar a permissão do usuário):

Um usuário que recebeu uma credencial de assinatura pode visualizar o ícone  ao lado do número do processo na tela “Controle de Processos”. Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de Acesso” (ao credenciar a assinatura, a credencial de acesso é concedida automaticamente). O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a tela do processo.

Para assinar o documento, o usuário verificará ao lado do documento a ser assinado, na árvore de documentos, o ícone “Documento com Credencial de Assinatura”. Deve-se clicar no documento com credencial e o documento será assinado normalmente:

1. Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com credencial para assinatura de documento sigiloso.

É possível a assinatura  no sistema fazendo uso de login e senha ou certificado digital. Para assinar, deve-se clicar no documento na árvore do processo e selecionar o ícone  . Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem necessárias.

A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do campo "Cargo/Função" e preenchendo-se o campo "senha" ou via token. A assinatura eletrônica será exibida na parte final do documento. Também é possível obter informações sobre as assinaturas clicando no ícone da caneta:

Pode acontecer de um usuário, por força do exercício de uma função, necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora sua função. Nesse caso, bastará fazer a devida seleção na barra de rolagem do campo “Cargo/ Função” e assinar o documento.

1. Quando se tratar de documento preparatório, sugere-se que seja assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instância superior, pois, em regra, ficará visível para qualquer usuário após a primeira assinatura.

2. Quando for necessário efetuar mais de uma assinatura em um documento produzido no sistema por usuários da mesma unidade, basta atribuir o processo ao usuário que realizará a assinatura.

3. Um documento gerado no sistema poderá receber assinatura digital de usuários de unidade diferente da elaboradora. Essa operação é realizada por meio da inclusão de documentos em bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura, consulte:  Assinaturas por Usuários de outras Unidades ).

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Nesse caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes da disponibilização (para saber mais sobre como assinar documentos de um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte:  Assinar Documentos em Bloco de Assinatura, dica 1).