O presidente da Corte Castrense, ministro Alvaro Luiz Pinto, e o diretor do Centro de Análises de Sistemas Navais (Casnav), contra-almirante Antonio Reginaldo Pontes Lima Junior, assinaram termo de cooperação técnica para prestação de serviço de elaboração e implantação da gestão documental na JMU, que é a primeira fase do projeto.
“É chegada a hora de colocar o Tribunal nesse projeto fundamental, para nossas aspirações de gerenciamento da Justiça Militar da União. Espero que em um ano e meio possamos abandonar o papel e usar apenas a tela do computador”, declarou o ministro- presidente do STM durante a solenidade de assinatura.
Ministro Alvaro ressaltou que o GDA-e, juntamente com o sistema de processo judicial eletrônico, são metas prioritárias para os próximos anos. “Vamos persegui-las até o final. Digo ‘nós’ porque se trata de um desafio que devemos abraçar juntos, coletivamente, para haver um salto de qualidade no serviço oferecido pelo Tribunal à Justiça como um todo e à sociedade”, afirmou o presidente.
O diretor do Casnav disse estar orgulhoso da missão confiada ao Centro: “Teremos muito trabalho, mas é importante contribuir com a racionalidade na gestão do STM”. De acordo com Antonio Reginaldo Pontes Lima Junior, o termo de referência deve ser entregue em um ano. Tal documento estabelecerá os requisitos técnicos para o desenvolvimento de ferramenta de gerenciamento documental eletrônico, que constituirá a segunda fase do projeto.
Metodologia
A implantação do projeto de gestão documental seguirá metodologia própria e será conduzido em etapas: diagnóstico; análise funcional; identificação das tipologias documentais produzidas e mapeamento do trâmite dos documentos; avaliação dos tipos documentais; e implementação de Política de Gestão Documental.
Para fazer o diagnóstico e a implementação de todas as etapas, serão realizadas visitas ao STM e às Auditorias Militares sediadas em Brasília e no Rio de Janeiro. Esses são os locais que receberão o projeto inicialmente. As atividades serão desempenhadas pela equipe do Casnav em conjunto com o grupo de trabalho do STM, a ser constituído.
Atualmente, a falta de prática de gestão documental acarreta dificuldades na rotina de documentação da JMU. Em levantamento técnico realizado pelo próprio STM - que motivou o trabalho -, foram constatados os seguintes problemas: morosidade na recuperação e disseminação de informações, irracionalidade na tramitação de expedientes, possibilidade de extravio, além de descarte e guarda incorretos de documentos e proliferação indiscriminada de papéis.
A implantação do GDA-e possibilitará o total alcance da Meta nº 8 do Judiciário, que é específica para a Justiça Militar, e que tem por objetivo final a implementação do processo administrativo eletrônico.
Programa de Modernização da JMU
Além da implantação do Projeto de Gestão Documental Administrativa Eletrônica (GDA-e), mais dois projetos já iniciados no STM foram qualificados como prioritários e estratégicos: o do Processo Judicial Eletrônico (PJ-e) e o de Modelagem e Mapeamento de Processos.
Todos os projetos que compõem o Programa de Modernização visam tornar a JMU mais eficiente, transparente, célere e moderna.
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