Servidores da Diretoria de Documentação e Gestão do Conhecimento (Didoc), do Superior Tribunal Militar (STM), realizaram uma apresentação sobre a ferramenta digital Arquimedes para uma equipe do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG).
Inaugurada em 2018, a plataforma Arquimedes permite a consulta aos arquivos históricos da Justiça Militar da União de forma digital. A linguagem escolhida proporciona navegação fácil através dos diversos hiperlinks e pontos de acesso. Os documentos históricos podem ser filtrados por assunto, descrição, registro de autoridade e outros menus autoexplicativos.
O treinamento foi realizado pelos servidores Alexandre Guimarães, Flávia Uchoa, Rafael Melo e Maria Juvani e teve como objetivo auxiliar o grupo a definir etapas estratégicas para formular um projeto para atender as demandas do TJMG de maneira mais eficiente. Foi também uma oportunidade para entender melhor sobre gestão eletrônica.
Dentro das funções do Arquimedes, foram destacadas sua capacidade de aprimoramento de arquivos, o modo de diminuir a quantidade de erros e a forma de tornar os processos mais rápidos. O próprio Arquimedes auxilia na postagem e na organização, o que é bastante útil para a preservação de documentos relevantes ou históricos.
A maneira como o Arquimedes foi meticulosamente pensado para aperfeiçoar a velocidade, a qualidade e a segurança no arquivamento de dados foi elogiada. “O STM está de parabéns e muito à frente de várias instituições que a gente já pesquisou. Esse trabalho está sendo feito com muito profissionalismo e a gente com certeza vai levar o exemplo para Minas Gerais. Foi um exemplo frutífero, inclusive de estratégias de sensibilização em gestão de documentos e documentos eletrônicos” afirmou Simone Meireles, gerente da gestão documental de documento eletrônico e permanente do TJMG.
Também foram dadas algumas dicas a respeito da implantação do sistema, da transcrição de manuscritos e do treinamento de equipes para facilitar a vida dos usuários. A ideia é realizar a junção de várias tipificações de acessos e arquivos em uma mesma ferramenta.
A unificação dos setores e o envolvimento da equipe são essenciais para identificar os pontos a serem corrigidos. “É importantíssimo ter um projeto bem desenhado. Aí você vai definir onde se atentar”, afirmou o servidor Alexandre.
O arquivamento é uma área relativamente nova no Brasil. A primeira implantação do curso de arquivologia em nível superior ocorreu apenas em 1973, na UNIRIO. Na Universidade de Brasília (UnB) o início se deu somente em 1991, sendo, por isso, tão importante valorizar as iniciativas que visam o aprimoramento e inovação dos sistemas de arquivo.
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