As anotações (post-it)  são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone  e a cor do símbolo de anotação ficará em vermelho  :

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que, quando um processo é enviado de uma unidade para a outra ela não fica visível até que o processo seja devolvido. Caso não desejável que a anotação volte a aparecer, é necessário selecionar a opção  na tela “Enviar Processo”.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo “Descrição“ deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção “Prioridade“ abaixo do campo Descrição e salvar informações.

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser visualizado na tela “Controle de Processos”.
Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Essa tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”; “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido); “Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail com texto não editável a todos os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio); e “Retorno programado” (permite atribuir uma data ou prazo para que o processo seja devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte:  Controle de Prazos).

Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade ao clicar na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionar o ícone  (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser realizado o trâmite individual ou do conjunto com mesmo destino.

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião  (tela do processo), o Bloco de Assinaturas  (tela do documento) e Acompanhamento Especial .

2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento especial não implica a abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone  “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.
O ícone fica vermelho quando o prazo para devolução é ultrapassado:

A funcionalidade não retira o acesso ao documento caso a demanda não seja atendida no prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir outro prazo para a unidade destinatária. Ou seja, o SEI também controla prazos “em cascata”.

É possível verificar a relação de controles programados da unidade por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário estarão sinalizados os dias com marcação de retorno: em amarelo, as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida; e em vermelho, as datas em atraso.

Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês.

Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês”, que mostra os retornos previstos para o mês:

O SEI organiza as informações em dois quadros:

a) “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro do prazo determinado;

b) “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

1. A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:

a) Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou

b) Enviar o processo para terceiros, inclusive podendo também atribuir seu próprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso possibilita o controle de prazos “em cascata”.

É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade, ainda que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao lado do número do processo. Para efetuar a atribuição, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos a serem atribuídos. Deve ser selecionado o ícone  . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo “Atribuir para”. As informações devem ser salvas.

Ao se clicar em “Ver processos atribuídos a mim”, a tela “Controle de Processos” apresentará apenas os processos atribuídos ao usuário logado:

Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não listará nenhum processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”:

Para saber como está a distribuição dos processos da Unidade para um usuário específico, basta clicar no login do usuário na tela de “Controle de Processos”:

Ainda nesta tela, é possível redistribuir os processos atribuídos ao usuário, ao selecionar a caixa de seleção ao lado dos números dos processos que deverão ser redistribuídos, selecionar um dos usuários disponíveis na barra de rolagem do campo “Atribuir para” e clicando-se no botão “salvar”.

1. Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o processo para um usuário de cada vez.

2. Processos com o número em vermelho não possuem atribuição porque o sistema não permite que sejam atribuídos processos durante o envio de uma unidade para a outra, exceto no caso de processos sigilosos.