O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que essas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco:

Deve-se clicar no ícone  . O sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco” com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade. Note-se que os blocos de reunião recebidos de outras unidades e os blocos disponibilizados não aparecem nesta tela. Ao selecionar uma ou mais opções disponíveis e clicar no botão  , os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s):

Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião” na tela acima. Será aberta a tela a seguir, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para disponibilização:

Ao salvar as informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar em  e os processos selecionados serão automaticamente inseridos no novo bloco:

É possível incluir anotações nas linhas do quadro correspondentes a cada processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone  , da coluna “Ações”, inserir a informação desejada e salvar:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras unidades é necessário disponibilizar o bloco. No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.

Deverá ser selecionado o ícone  na coluna “Ações”. Um bloco disponibilizado não deverá ser editado ou receber outros processos até que as unidades de destino devolvam o bloco:

No entanto, é possível cancelar a disponibilização de um bloco de reuniões fazendo uso do ícone  :

No exemplo a seguir, uma unidade disponibiliza um bloco de reunião para outra unidade. Ainda que o processo não esteja aberto para a unidade de destino do bloco, todas as minutas produzidas pela unidade disponibilizadora ficarão visíveis para a destinatária do bloco. Já as minutas produzidas em outras unidades que não estejam envolvidas na operação permanecerão indisponíveis.

1. O bloco de reunião não gera o envio do processo. Significa que não aparecerá a informação de que o processo está aberto para as unidades as quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo).

2. Quando um processo de um bloco de reunião é anexado a outro processo, as minutas deixam de ser visualizadas.