No SEI, o arquivamento será realizado de forma lógica, sem a necessidade de distinguir as fases de guarda do processo. Ao finalizar a instrução de um processo no âmbito de sua atuação, a unidade deverá realizar a operação de conclusão do processo. Outra opção é não marcar a opção “Manter aberto na unidade atual” quando a unidade encaminhar para outra sem que seja necessário continuar o processo aberto. Quando o processo houver alcançado seu objetivo, ele deverá ser concluído em todas as unidades. A partir de então, a contagem da temporalidade será iniciada para fins arquivísticos.

No âmbito do SEI, a temporalidade corresponde ao prazo em que um processo deverá permanecer concluído em todas as unidades e a devida destinação ao final deste prazo: eliminação ou guarda permanente. Como o sistema não permite o trâmite de documentos avulsos, em regra os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos (para saber mais sobre exceções a essa regra, consulte:  Documentos Gerados no Sistema).

1. Quaisquer dúvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento físico de documentos deverão ser reportadas à unidade responsável pela gestão documental do órgão ou entidade.

As vias físicas (papel) de documentos que forem digitalizadas e importadas para o sistema deverão ser encaminhadas ao Arquivo com a necessária anotação do número SEI no canto superior direito.

Um usuário poderá solicitar o desarquivamento de um documento digitalizado se precisar fazer alguma conferência com o original em papel. A operação de desarquivamento poderá ser efetuada por meio do ícone  , que somente aparece se o Documento Externo possuir via física arquivada na unidade competente (com localizador atribuído).

O SEI permite configurar certas unidades com perfil de arquivamento. Somente essas unidades poderão atribuir um localizador a um documento físico.

Ao atribuir um localizador, o sistema automaticamente disponibiliza o ícone  na tela do documento correspondente.

Selecionando a opção de desarquivamento, o usuário poderá informar a unidade de arquivamento do original físico sobre a necessidade de consulta. O sistema exibirá a tela “Solicitar Desarquivamento”, que contém um quadro com a relação de todos os documentos do processo que podem ser desarquivados. O usuário tem a opção de solicitar todos os documentos possíveis ou selecionar apenas os documentos que deseja consultar.

Basta clicar em “Solicitar” e o sistema exibirá a mensagem abaixo: