7.3.2 Referenciar Documentos ou Processos
A operação de referência a documentos ou a outros processos pode ser simplificada por meio da inserção de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo do documento em edição. Isso elimina a necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.
Para inserir um link, é necessário selecionar um documento interno de um processo do SEI e clicar no ícone 
. Deve ser identificado o espaço onde será inserido o link e, então, deve ser selecionado o ícone 
.
O sistema abrirá uma janela em que o campo protocolo deverá ser preenchido com o número SEI (aparece entre parênteses ao lado da identificação do documento a ser referenciado) na árvore do processo. Salvar Informações.
Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo com o número do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar novamente no documento (na árvore de documentos), o link estará ativo.
1. O link permitirá que o usuário tenha acesso ao documento referenciado, ainda que seja um documento restrito.
2. Não será possível criar links para documentos contidos em processos sigilosos, com exceção de referências para documentos do próprio processo sigiloso (autorreferência).
7.4 Versões
O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone 
.
O sistema abrirá um quadro contendo todas as versões de um documento:
É possível visualizar uma das versões anteriores do documento por meio do ícone 
, além de poder reverter o documento para uma versão anterior por meio do ícone 
.
7.5 Textos Padrão
Um texto padrão é um texto que seja recorrente e que possa ser utilizado como um conteúdo padrão para documentos e e-mails gerados no sistema. Cada unidade deverá produzir seus próprios textos padrão.
Para a inclusão de um texto padrão é necessário selecionar a opção “Textos Padrão” no menu principal. O sistema abrirá a tela “Textos Padrão da Unidade”. Deve ser selecionada a opção “Novo”:
Os campos a serem preenchidos são: “Nome”, “Descrição” e “Conteúdo”:
Ao salvar as informações, o sistema abre uma tela mostrando a inclusão do novo texto padrão em um quadro com a relação de textos da unidade:
Qualquer usuário da unidade pode 
“Alterar”, 
“Consultar” e 
“Excluir” um texto padrão da unidade. Basta selecionar o devido ícone na coluna “Ações”.
Uma vez criado, o texto padrão passa a ficar disponível para ser adicionado durante a criação de um documento ou um e-mail gerado no sistema. Ao selecionar a opção “Texto Padrão”, dentro de “Texto Inicial”, o sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a opção com o nome dado ao texto padrão:
A mesma barra de rolagem também é mostrada como opção no campo “Mensagem” na tela “Enviar Correspondência Eletrônica”.
7.6 Modelos de Documentos
Modelos de documento são documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição, o sistema permite que sejam salvos para reúso. O SEI pode salvar modelos de documentos se já houver um grupo onde categorizá-los.
Para criar um grupo é necessário selecionar a opção “Modelos” no menu principal da tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela “Modelos Favoritos”. Ao clicar na opção “Grupos”, o sistema mostrará a tela “Grupo de Modelos” com um quadro que contém a relação de grupos da unidade.
Na coluna “Ações” do quadro, é possível excluir ou editar os grupos existentes. Ao clicar na opção “Novo”, é possível criar um novo grupo.
Basta preencher o nome desejado no campo específico e salvar:
Para incluir um documento como modelo, basta clicar no número do processo de onde se deseja salvá-lo, clicar no documento desejado (na árvore de documentos) e selecionar o ícone 
.
O sistema abrirá a tela “Novo Modelo Favorito”. Deverá ser selecionado o grupo na barra de rolagem do campo “Grupo de Modelo”. Também deverá ser preenchido o campo descrição e as informações deverão ser salvas.
Ainda, caso seja necessário alterar o grupo do modelo ou a descrição, basta repetir o mesmo procedimento anterior (utilizando o mesmo documento modelo). Dessa vez, o sistema abrirá a tela “Alterar Modelo Favorito”, onde será possível fazer as modificações e salvar informações.
Para criar um documento a partir de um modelo já existente, deverá ser selecionada a opção “Selecionar nos Favoritos”. O sistema recuperará as informações dos grupos de modelos criados na unidade:
Basta selecionar o modelo desejado por meio do ícone 
na coluna “Ações” do quadro da “Lista de Modelos”.
Após o preenchimento dos campos da tela “Gerar Documento” e salvar informações, o modelo será inserido. Outra forma de utilizar um documento como modelo no SEI é a seguinte: na tela “Gerar Documento”, selecionar a opção “Documento Modelo”.
O sistema abre um campo que deverá ser preenchido com o número do documento que se deseja copiar (número SEI - aparece entre parênteses ao lado do documento na árvore).
Ao confirmar os dados, o documento copiado aparecerá na árvore de documentos com novo número e sem assinatura. Esse procedimento não salva o documento copiado em grupo de modelos favoritos.
1. Também é possível usar e salvar modelos de outras unidades, mesmo que o processo não esteja aberto para a unidade que efetua a operação. Basta ter acesso ao número SEI do documento que se deseja utilizar como modelo.
