É possível a assinatura  no sistema fazendo uso de login e senha ou certificado digital. Para assinar, deve-se clicar no documento na árvore do processo e selecionar o ícone  . Um documento pode ter tantas assinaturas quanto forem necessárias.

A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do campo "Cargo/Função" e preenchendo-se o campo "senha" ou via token. A assinatura eletrônica será exibida na parte final do documento. Também é possível obter informações sobre as assinaturas clicando no ícone da caneta:

Pode acontecer de um usuário, por força do exercício de uma função, necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora sua função. Nesse caso, bastará fazer a devida seleção na barra de rolagem do campo “Cargo/ Função” e assinar o documento.

1. Quando se tratar de documento preparatório, sugere-se que seja assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instância superior, pois, em regra, ficará visível para qualquer usuário após a primeira assinatura.

2. Quando for necessário efetuar mais de uma assinatura em um documento produzido no sistema por usuários da mesma unidade, basta atribuir o processo ao usuário que realizará a assinatura.

3. Um documento gerado no sistema poderá receber assinatura digital de usuários de unidade diferente da elaboradora. Essa operação é realizada por meio da inclusão de documentos em bloco de assinatura (para saber mais sobre blocos de assinatura, consulte:  Assinaturas por Usuários de outras Unidades ).